Virksomheder skaber ofte anmodninger om forslag (RFP'er), når de har projekter, de ønsker afsluttet. En RFP er en opfordring til entreprenører til at byde på de projekter, som disse virksomheder planlægger. En RFP angiver projektbeskrivelsen, kvalifikationerne, timinginformationen og andre detaljer om projektet. Entreprenører modtager RFP og skal afgøre, om de vil skabe et forslag til jobbet. Virksomheden, der udsteder RFP, accepterer forslag indtil en bestemt dato og vælger derefter en entreprenør til at tildele projektet til.
Beskriv din virksomhed. Det første skridt i at oprette en RFP er at beskrive din virksomhed. Angiv, hvor lang tid det har været i erhvervslivet, de produkter eller tjenester, det tilbyder, og andre detaljer, der beskriver virksomheden.
Angiv projektbeskrivelsen. Beskriv detaljeret, hvad du leder efter. Inkluder hvad projektet er, placeringen af projektet og dets formål. Beskriv projektets funktioner og projektets mål.
Oversigt specifikationer. Giv præcise specifikationer vedrørende dette projekt. Det er vigtigt at give tilbudsgiverne alle de oplysninger, de har brug for for at kunne gennemføre et grundigt og præcist forslag til jobbet.
Angiv fristen. Oplys detaljer om projektets tidslinje. Angiv, hvornår du forventer at projektet begynder, og datoen den skal udfyldes. Angiv en frist for indsendelse af forslag fra entreprenører, der vælger at byde på jobbet.
Beskriv, hvordan entreprenører kan svare. Giv instruktørerne instrukser om, hvor de skal sende deres forslag og de acceptable metoder. Du foretrækker måske at modtage dem via mail eller du kan vælge at acceptere faxer eller e-mails, der indeholder forslag. Medtag et kontaktnavn og telefonnummer, så entreprenører kan ringe til yderligere oplysninger om projektet eller at have besvaret spørgsmål.
Forklar, hvordan vinderen af projektet bliver valgt. Inkluder kriterier, som du vil bruge til at træffe beslutning om, hvilken virksomhed der skal ansættes. Beskriv ting af stor betydning, herunder betydningen af, at entreprenører sender fuldstændige, nøjagtige forslag og sender dem inden for fristerne.
