Lønlige organisationer er afhængige af formelle og uformelle forretningskommunikationsmønstre. Formelle kommunikationskanaler giver struktur til produktive resultater. Uformelle interaktioner gør det muligt at oprette autentiske relationer og alternative metoder til at skabe mening i organisationen. Begge supplerer hinanden og kan styrke virksomheden, når den anvendes effektivt. Hver kan planlægges, men uformel kommunikation er normalt spontan.
Formål med formel kommunikation
Formel forretningskommunikation er en strategisk udveksling af information, der understøtter en klar dagsorden. Disse oplysninger anses traditionelt som intern kommunikationsmetode, men kan omfatte strukturerede interaktioner med personer og enheder uden for organisationen.
Formel kommunikation kan også udløse uformelle interaktioner.For eksempel kan en øverstbefalende planlægge et turné- eller rådhusmøde, hvor en gratis flow af kommentarer om emner af diskussion opmuntres. Men disse kan føre til personlige interaktioner, historier og ideer, der ikke var på den oprindelige dagsorden.
Typer af formel kommunikation
Organisationer kan kommunikere til deres interne team gennem skriftlig eller mundtlig kommunikation. Ledere kan bruge formelle skriftlige værktøjer som e-mails, blogindlæg, orienterings træningsmaterialer eller nyhedsbreve. Talepræsentationer, møder og planlagte konferencer er eksempler på verbale interaktioner som en formel kommunikationsstrategi. Formel kommunikation kan også omfatte strategisk placering af kontorskiltning, medarbejderanmeldelser og samarbejde med non-profit organisationer. Nyhedsbreve og udøvende fremtrædelser er også kreative måder at forbedre forretningsforbindelser gennem formel kommunikation.
Formål med uformel kommunikation
Spontane interaktioner gnist en "grapevine" af information delt gennem uformelle kommunikationsnet. Informel erhvervskommunikation bør supplere formelle netværk. Autentiske og rentable relationer styrkes gennem denne metode. Nogle gange kan den uformelle atmosfære resultere i uformel og skødesløs fordeling af information. Af denne grund bør alt personale være særlig forsigtigt med at dele følsomme oplysninger, mens de kommunikerer informelt. Skønt skriftlig kommunikation også kan være uformel, bør det være hensigtsmæssigt at undgå juridiske og etiske spørgsmål.
Typer af uformel kommunikation
Uformel mundtlig kommunikation kan finde sted under frokostpause, hallway interaktioner og telefonopkald. Kreative forretningskommunikatører kan bevidst inkludere håndskrevne noter, tekstbeskeder og jubilæumserkendelser og fødselsdagskort til opbygning af rapport med deres kollegaer.
Dynamik for virksomhedskommunikation
Oplysninger kan leveres fra ledelse til medarbejder eller omvendt. Virksomheder, der primært er grundlagt i formelle netværk, afviger sjældent fra regler og protokoller. På den anden side opmuntrer uformelle virksomhedskulturer spontanitet og afslappede netværk. Uanset virksomhedskulturen vokser organisationer gennem en strategisk balance mellem formelle og uformelle netværk. Organisationer drager fordel af at etablere et åbent kommunikationsnetværk, der indeholder feedback fra både medarbejdere og ledere.
