Procesdokumentation er registrering af processer, som en virksomhed udfører regelmæssigt. Normalt oprettet for at uddanne medarbejdere, kan procesdokumentation og træning undertiden tage tid væk fra andre aktiviteter. Fastsættelse af problemer forårsaget af medarbejdere, der ikke fik tilstrækkelig træning, eller som ikke forstod den korrekte måde at gennemføre en proces på, kan dog også tage tid ud af en dag.
Integration
Organisationer består af en række processer integreret sammen for at opnå et overordnet mål. Procesdokumentation indebærer registrering af disse forskellige processer, så organisationer kan forstå, hvordan de fungerer, og også udforme strategier til forbedring af dem.
Klarhed
Processer skal registreres på en klar og overbevisende måde, fordi disse processer også kan hjælpe med at artikulere ændringer, der er nødvendige for, hvordan medarbejderne udfører dem. Ledelsen kan undertiden udvikle procesdokumenter i træningsmanualer til at træne nye medarbejdere.
handlingsrettede
Procesdokumentation skal være mulig, så personer, der aldrig har udført disse processer før, kan gøre dem. Årsagen til, at visse produkter er ens i hele en butikskæde, er fordi processen med at skabe disse produkter - f.eks. En kop kaffe - er blevet tydeligt dokumenteret på en måde, der tillod andre at skabe duplikater af produktet. Procesdokumentation skal være til rådighed for at hjælpe ledere med at uddanne medarbejdere.
Årsag og virkning
Procesdokumentation skal skrives for klart at definere årsag og virkning af processer. Processer skal dokumenteres isoleret og dokumenteret for at forklare, hvordan forskellige processer vedrører hinanden. For eksempel ønsker en organisation måske at forstå, hvordan dens mødeproces påvirker åbenheden i selskabets diskussion.
udeladelse
De, der skaber procesdokumentation, skal også være opmærksomme på, hvad der skal udelades i procesdokumentationen. For eksempel er nogle processer så enkle, at de ikke skal beskrives. Andre processer behøver ikke nødvendigvis at ske korrekt hver gang.
Proces og træning
Ofte kan ledere kombinere procesdokumentation og træning. Procesdokumentation kan spare tid for arbejdere, der kunne udføre andre opgaver i stedet for at bruge tid under uddannelse. Procesdokumentationen forklarer dog ikke altid oplysningerne tilstrækkeligt til medarbejderne. Ofte skal det kombineres med praktisk træning for at sikre, at informationen klart forstås af en ny medarbejder.
