At tage en årbog sammen tager både tid og penge. Derfor ser mange staber på forretningsannoncering, fundraisers og sponsorer for at hjælpe med de finansielle behov hos personalet. Sponsorer kan være en integreret del af finansieringen til en årbog, men det er en god ide at først undersøge potentielle sponsorer, før de kontakter dem for at anmode om økonomisk støtte. Gode kontakter kan være forældre til årbogens medarbejdere, skolens fakultet og medarbejdere eller medlemmer af samfundet som virksomhedsejere.
Tidlig planlægning
Før du skriver, skal du møde som personale og vurdere økonomiske behov. De fleste medarbejdere mødes i sensommeren, før skoleåret begynder, for at lave en liste over finansieringsbehov. For eksempel overveje årbog lejr, signering dag begivenheder eller personale T-shirts. Disse alle koster penge, bortset fra de faktiske omkostninger ved offentliggørelse af årsbogen. Når din liste og budget er i orden, kør rundt eller søg på internettet for lokale virksomheder at sponsorere din årbog og økonomisk støtte dine behov. Stab kan sende mailere til forældre til skolen og personalet, men det er en god ide at holde sponsorbreve mere personlige.
Salutationer og introduktioner
Hvert stort bogstav begynder med en høflig hilsen og introduktion af hvem du er. Hvis du målretter mod en bestemt virksomhed, skal du gøre din forskning og adressere brevet til lederen eller ejeren af den pågældende virksomhed. At gøre det så personligt som muligt er vigtigt, når du beder om økonomisk assistance eller sponsorering. Efter hilsen er det tid til at introducere dig selv, årbogens personale og den skole du repræsenterer. Du ønsker ikke at komme til anmodningen endnu; bare snak om, hvem du er. Det kan være en god tid at nævne din rolle i samfundet, alle præmier, som årsbogen har vundet eller et muligt tema i bogen.
Klare hensigter
Efter introduktioner kommer du til formålet med brevet. Fortæl dem præcis, hvad du har brug for, og hvad du har til hensigt at gøre med pengene. Du vil muligvis foreslå bestemte beløb for en donation, såsom $ 20, $ 50, $ 100 eller $ 200. Det er nyttigt at nævne fordelene ved deres gave, såsom skattefradrag og støtte til personalet og til samfundet. Du kan også nævne, hvordan du har til hensigt at ære deres donation, såsom at give dem en lille plakat til at vise eller tilbyde plads i din årbog for at reklamere for deres forretning.
Tak og følg op
Sidste afsnit i dit brev skal give dine kontaktoplysninger, herunder den bedste tid til at nå dig. Inkluder en linje eller to, der også angiver, hvornår du planlægger at kontakte dem, hvis du ikke hører tilbage.Afhængigt af dine medarbejdere kan du vælge at kontakte dem via telefon, e-mail eller personligt, men vær sikker på, at de ved, hvornår og hvordan de ikke bliver overrasket. Endelig takke dem for deres tid og overvejelse og nævnt, at du sætter pris på, hvad de gør for dit samfund. Skriv brevet med dit navn efterfulgt af medarbejder- og skolens navn lige under din underskrift, selvom nogle medarbejdere mener, at det er mere personligt at få hele gruppen til at underskrive brevet.
