Uanset hvilken industri du er i eller den slags arbejde du gør, er det uundgåeligt, at du på et tidspunkt skal deltage i et forretningsmøde. Nogle arbejdspladser, især de i kontorindstillinger, har flere møder om dagen, mens andre kun kan få dem en gang i nogle få uger. Uanset om det er vigtigt at være opmærksom på, hvilke typer emner der diskuteres i møderne på din arbejdsplads, hvordan et effektivt møde skal udføres, og hvilken etikette der skal følges under et møde. Hvis du har ansvaret for at køre et møde, kan du blive pålagt at komme med isbrydere til deltagerne eller tage notater eller minutter på mødet.
Hvad er et forretningsmøde?
I hovedsagen er et forretningsmøde en samling af to eller flere personer for at diskutere ideer, mål og mål, der vedrører arbejdspladsen. Forretningsmøder kan udføres personligt på et kontor eller på et andet sted, eller endda via telefon og videokonference. Møder finder sted med medarbejdere, ledere, ledere, kunder, udsigter, leverandører og partnere og alle andre relateret til organisationen. I de fleste tilfælde skal der afholdes et møde, når problemet ved hånden er noget, der ikke kan formidles korrekt via telefonen eller via e-mail, og kræver face-to-face interaktion med en eller flere personer.
Formålet med et forretningsmøde er ofte at træffe vigtige beslutninger vedrørende organisationen. Uanset om det er afgørende for et afdelingsemne, f.eks. Hvordan man kan øge markedsføringsbudgettet eller et større organisatorisk spørgsmål, som hvor mange mennesker der skal lægge sig af i en overgangstid, hjælper et møde med at formidle ideer klart. Når man taler personligt med vigtige interessenter, er det lettere at komme på tværs af vigtige oplysninger effektivt for at nå den pågældende beslutning.
Et andet fælles mål for møder omfatter vigtige meddelelser. Disse kan dreje sig om organisatoriske ændringer, driftsplaner eller en ændring i selskabets retning. Ofte afholdes møder, når ledende medarbejdere går med eller forlader holdet, eller når firmaet fejrer en vigtig milepæl eller succes. Sådanne møder kan arbejde for at øge medarbejderengagement og organisatorisk harmoni.
Forretningsmøder hjælper også med at løse konflikter og løse komplekse problemer. Konflikt kan være en fælles begivenhed på arbejdspladsen, med mange forskellige personligheder, der arbejder sammen om et hold. Mens en vis konflikt er sund og kan fremme vækst, kan det også være uønsket og kræve hurtig opløsning. At holde et møde kan hjælpe de uenige parter til at nå en forståelse. Større problemer, der involverer flere interessenter, har en bedre chance for at blive løst på et forretningsmøde, når de vigtige personer er på ét sted og arbejder mod det samme mål.
Gennemgang af virksomhedens eller projektets fremskridt er også et fælles mål for forretningsmøder. Her følger organisationen hvordan teamet laver et bestemt projekt, eller hvordan virksomheden er farende som helhed mod planlagte indtægtsmål. Ved at have hyppige fremskridtskontrolmøder sikrer organisationerne, at alle relevante parter er opmærksomme på status for vigtige resultater.
Sådan kører du effektive forretningsmøder
Mens forretningsmøder hjælper organisationer med at træffe beslutninger og løse komplekse problemer, kan de undertiden være en ineffektiv brug af tid, hvis de ikke kører korrekt. Når folk kommer til møder uforberedt, skal du ikke være opmærksom og ikke følge op på handlinger, det kan ses som spild af tid. For at sikre, at tiden bruges effektivt, skal både arrangøren og deltagerne i forretningsmøder være involveret aktivt. Hvis du organiserer mødet, skal du udarbejde en møde dagsorden, der præciserer præcis, hvad der skal dækkes. Hvis der er ting, som deltagerne skal forberede sig på, skal du sørge for at give dem nok tid til at gøre det. Nogle møder afholdes rutinemæssigt, som ugentlige holdkontaktpunkter. For sådanne møder skal du oprette en skabelon til dagsordenen og udfylde unikke genstande hver uge.
Gennemgå deltagerlisten grundigt, og inviter kun nøgleinteressenter til mødet. Hvis en person, der skal være på mødet, ikke kan deltage, skal du muligvis omlægge for at imødekomme dem. Ellers kan det være ineffektivt at køre et møde med en manglende interessent, der kræves til beslutningstagning.
Tiden er værdifuld, og det er vigtigt at respektere, at folk, der deltager i dit møde, tager tid ud af deres dag til at gøre det. Som følge heraf er det vigtigt at sikre, at mødet starter og slutter i tide. Når du udarbejder dagsordenen, skal du bestemme, hvor meget tid du skal bruge på hvert element og køre mødet efter klokken. Hvis du føler at mødet går udenom, skal du regere det ved at bede folk om at holde sig til emnerne på dagsordenen. Hvis andre vigtige problemer opstår, skal du skrive dem til videre diskussion på et andet tidspunkt.
For at sikre, at ingen vigtige ting opdraget i dit møde blev savnet, skal du tage noter, også kaldet minutter. Du kan enten skrive eller skrive dem selv under mødet eller tildele en anden i mødet for at tage noterne til dig. På den måde kan du koncentrere dig om diskussionen. Efter mødet skal du gennemgå noterne, tilføje eventuelle manglende emner og sende dem til de vigtige interessenter. At have en skriftlig oversigt over, hvad der blev diskuteret i mødet, kan være nyttigt, hvis der opstår problemer i fremtiden.
Når forretningsmødet er overstået, skal du følge op på eventuelle handlinger, der blev besluttet. Du skal muligvis sende påmindelser til dine kolleger eller røre base med dem for at sikre, at de har udført deres opgaver.Hvis der er nogle udestående problemer, der ikke var afsluttet inden for fristen, kan du muligvis have en yderligere diskussion med den pågældende.
Business Meeting Icebreakers
Nogle forretningsmøder, især dem, hvor deltagerne ikke kender hinanden meget godt, kræver isbrydere. Sjove spørgsmål eller korte teamopbygningsaktiviteter kan bidrage til at lette spændingerne og sætte alle på lige vilkår. En af de nemmeste måder at bryde isen på et møde er at stille et spørgsmål, der afslører en unik eller interessant quirk om hver person. Svarene på disse slags spørgsmål hjælper folk med at forholde sig til hinanden. Nogle eksempler omfatter:
- Hvis du var et dyr, hvilken ville du være og hvorfor?
- Hvor er det mest interessante sted, du har været?
- Hvis du kunne møde enhver historisk figur, hvem ville det være og hvorfor?
Icebreaker spørgsmål behøver ikke at beskæftige sig med mødet. De er designet til at få folk til at tale og lytte til hinanden. Et andet stort møde isbryder involverer hver deltager fortæller to sandheder og en løgn, og resten af deltagerne skal gætte hvilket emne der er løgnen. Dette er en fantastisk måde at lære folk på mødet at kende. Isbrydere kan også komme i form af gruppearbejde. For eksempel spørg folkene på mødet for at finde nogen på mødet, der har noget specifikt til fælles med dem, som et kæledyr eller et mærke af bil. Dette tvinger folk til at forlade deres pladser og tale med andre, som de måske ikke generelt taler med.
Nogle isbryderaktiviteter indebærer en smule forberedelse på mødeorganiseringsdelen. En aktivitet omfatter at skrive navnet på berømtheder på små stykker papir og holde et navn på bagsiden af hver deltager. I dette spil skal hver deltager stille ja eller nej spørgsmål om den person, hvis navn er på ryggen, og forsøger at gætte hvem det er.
Forretningsmøder Etiquette
Mens kulturen i din organisation vil informere om, hvordan du skal opføre sig på forretningsmøder, er der nogle aspekter ved at møde etiketter, der er universelle. En af de bedste måder at deltage i et møde er at være forberedt. Det betyder at vide, hvad der er på dagsordenen og at have lavet forberedelsen eller forskningen for at følge med de ting, du er ansvarlig for. For eksempel, hvis en dagsordenspost indebærer at diskutere en markedsplan, som du arbejder på, er det vigtigt at gå til mødet med de planlagte noter i hånden, klar til at diskutere dem i detaljer. Det er også lige så vigtigt at komme frem til tiden.
Fokus på mødet i stedet for din smartphone eller laptop er en anden måde at demonstrere din professionalisme på, så sluk for din telefon og luk din bærbare computer under mødet. Hvis du har brug for adgang til filer på din bærbare computer til mødet, skal du sørge for at slukke din e-mail, så du ikke bliver distraheret af indgående meddelelser. Husk at mødet kræver din opmærksomhed og opdeler den mellem din telefon eller laptop, ikke resulterer i en effektiv diskussion.
At være en god lytter og en aktiv deltager er centrale aspekter ved at deltage i et forretningsmøde. Sørg for at følge med med, hvad folk siger, stille spørgsmål, når du ikke er sikker på noget og give svar eller indsigt på varer, du er ansvarlig for. Dit kropssprog er også en del af at være en aktiv deltager; det betyder, at du sidder højt i stedet for at slæbe i din stol og gøre øjenkontakt med de personer, du taler med.
Afhængigt af hvilken type møde du deltager i, kan du sende en taknemmelig note til mødeorganisatoren eller de personer, du mødte med. Dette kan være passende, hvis du møder med en vigtig kunde eller kunde. Du kan takke dem for deres tid og gentage nogle vigtige ting, du diskuterede i mødet for at vise din entusiasme.
Business Meeting Minutes Template
Når du har til opgave at optage protokollen fra et møde, kan det virke som et stressende job. Et par tips kan hjælpe dig med at bemærke alle de vigtige punkter i et møde uden at savne noget. Det er vigtigt at forstå formålet med minutter. Noterne taget under et møde skal være en skriftlig oversigt over, hvad der fandt sted der. Disse noter kan være nyttige for deltagerne at huske, hvad der blev sagt, eller de kan give en sammenbrud af mødet for dem, der ikke kunne deltage. Som følge heraf er det vigtigt at nedlægge alle de vigtigste punkter, der er drøftet under mødet, herunder beslutninger, opgaver eller næste skridt planlagte og beslutninger opnået.
Før du deltager i et møde, skriv en simpel skabelon ud, som du kan udfylde, mens du tager notater. Få en kopi af dagsordenen for mødet og brug den som vejledning. Øverst på dagsordenen skal du tilføje et mellemrum for at notere navnene på alle mødedeltagere. Hvis der mangler vigtige interessenter, vil du også gerne bemærke det, hvis du skal følge op med dem senere. Afhængigt af typen af møde og de emner, der skal drøftes, er der en række elementer, du kan tilføje til minutskabelonen:
- Dato og tidspunkt for mødet.
- Dato og klokkeslæt for det næste møde, hvis en planlægges.
- Navne på deltagere og navne på eventuelle nøgleangivende interessenter.
- Beslutninger, der blev truffet eller muligheder, der blev diskuteret for hver dagsorden.
- Næste trin for hver dagsorden.
- Dagsordener, som ikke blev drøftet på mødet, men vil blive overført til næste møde.
- Enhver ny virksomhed, der ikke var angivet på den oprindelige dagsorden.
- Opgaver eller handlinger og de personer, de blev tildelt, inklusive forfaldsdatoer, hvis de er angivet.
Ved at udvikle en skabelon til mødemøderne, vil du være i bedre position til at registrere de vigtige overnatninger og følge op på enhver nødvendig forretning efter mødet.
