En del af lederens job er at disciplinere medarbejdere, som ikke følger reglerne. Selvom en simpel verbal advarsel er tilstrækkelig til første gang, mindre overtrædelser, kræver mere alvorlige eller gentagne overtrædelser en dokumenteret, skriftlig advarsel. Dette vil medvirke til ikke blot at forklare medarbejderen hvad han gjorde forkert, og hvad der forventes af ham, men også lade dig beholde en kopi af advarslen for medarbejderens fil, hvilket kan være nyttigt senere. At skrive en sådan advarsel kan virke som en skræmmende opgave, men med en skriftlig advarselsskabelon kan processen faktisk være ret enkel.
Tips
-
En skriftlig advarsel skal følge en standardskabelon og indeholde oplysninger som hvilke regler der blev brudt, en detaljeret beskrivelse af lovovertrædelsen og hvordan medarbejderen skal forbedre.
Hvorfor brug en skriftlig advarsel
En skriftlig advarsel kan være nyttig for både medarbejderen og virksomheden. For medarbejderen kan advarslen give tydelig vejledning og instruktioner om, hvad virksomheden forventer af hende og hvordan man kan forbedre hendes jobpræstation for at undgå yderligere advarsler. For virksomheden kan den skriftlige advarsel hjælpe med at bevise, at der er taget skridt, så der kan træffes yderligere skridt, hvis problemet fortsætter. Det tjener også som dokumentation for problemet, hvis medarbejderen senere indgiver en form for juridisk tvist, som f.eks. En fejlagtig opsigelse.
Hvornår skal du bruge disse advarsler
Hver virksomhed vil have forskellige problemer med forskellige medarbejdere baseret på virksomhedens egne regler og typen af medarbejdere der arbejder. Når det er sagt, er de mest almindelige årsager, der er opskrevet på tværs af alle brancher, overdreven tardiness.
Normalt udstedes et advarselsbrev til en medarbejder efter en mundtlig advarsel, men det er ikke altid tilfældet. Hvis der opstår en alvorlig engangsforbrydelse, er det fornuftigt at omgå en verbal advarsel og straks have en skriftlig advarsel, der kan gå i medarbejderens fil. Det er værd at bemærke, at alle verbale advarsler skal dokumenteres efter faktum, herunder advarsels tid og dato, og disse skal indtastes i medarbejderfilen, så der er ingen forvirring om, hvorvidt medarbejderen har eller ikke er blevet advaret om et bestemt problem.
Brug af et påmindelsesbrev
Det er en god ide at kigge op skabeloner til både en skriftlig advarsel og en medarbejderdisciplin, inden du har brug for dem. Disse bør tilpasses til din virksomhed og forberedt til brug, før du rent faktisk skriver en medarbejder. Hver medarbejder, der modtager en advarsels- eller disciplinmeddelelse, skal have samme formular udfyldt med oplysninger, der er relevante for det specifikke problem, der dokumenteres. Dette sikrer, at alle medarbejdere behandles retfærdigt og lige.
Udfyld altid ethvert emne på et fortrykt advarselsformularbrev.Hvis noget ikke gælder, kan du skrive "Ikke tilgængelig", så det er klart, at det ikke var relevant, og at du ikke var uagtsom ved udfyldelsen af formularen. Hvis du faktisk skriver et brev ved hjælp af en skabelon, behøver du ikke at gøre dette, men skriv brevet grundigt med så mange detaljer som muligt. Ved at tage disse trin kan du beskytte dig, hvis der opstår juridiske problemer senere. Af denne grund skal du altid bruge formelt sprog og undgå at bruge stenografi eller jargon.
Mens du skal arbejde med en skabelon, bør den specifikke tone, der bruges i et reprimandbrev, variere afhængigt af sværhedsgraden af overtrædelsen. Hvis medarbejderen var for sent et par gange, kan du f.eks. Bare fokusere på at rette op adfærd og sætte en mere positiv tone for at opfordre ham til at komme til tiden. Hvis en medarbejder forbander på en kunde, kan du måske have en meget mere alvorlig tone, der fokuserer på mulige sanktioner, hvis han fejler igen.
Giv brevet til medarbejderen personligt, ikke via e-mail, og ikke blot ved at forlade det på medarbejderens skrivebord. Du kan vælge at have et vidne til stede eller ej, men håndter ikke sagen offentligt foran resten af personalet. Dette kan være svært og ubehageligt, men det er vigtigt at gøre. Det kan faktisk være gavnligt at tale med medarbejderen om situationen, da hun måske tror, at brevet lyder mere eller mindre strenge end du havde tænkt det at være, og selv din tilstedeværelse kan medvirke til at understrege tonen du ønskede at tage i brevet. Du kan blødgøre brevets slag ved at tilbyde medarbejderen en vis positiv feedback, men gør aldrig det, hvis det forårsager forvirring om sværhedsgraden af den advarsel, du udsteder.
Få altid en underskrift fra medarbejderen, mens du er til stede. Hvis han nægter at underskrive det, beder han om at underskrive et brev med angivelse af, at han nægtede at underskrive advarslen. Opbevar den underskrevne kopi for medarbejderens rekord. Hvis medarbejderen underskrev et brev med angivelse af, at han nægter at underskrive advarslen, hæftes dette til brevet. Giv også en kopi til medarbejderen for hans optegnelser.
Medarbejderopskrivningseksempel
Et skriftligt advarselsbrev skal starte med de grundlæggende formaliteter som faget, datoen, klokkeslættet, dit navn, din jobtitel, medarbejderens navn og jobtitel samt navnene på andre personer, der modtager en kopi af notatet. Du vil muligvis gerne medtage virksomhedens logo øverst i formularen, men dette er valgfrit.
Hvis du har en medarbejderhåndbog, skal du først angive, hvilken del af virksomhedspolitikken der blev overtrådt. Du kan enten skrive den specifikke politik eller blot medtage en henvisning til den relevante del af håndbogen. Hvis du ikke har en håndbog, skal du blot skrive en kort oversigt over de gældende selskabsregler.
Medtag om dette er den første eller endelige advarsel, og hvis det er en alvorlig overtrædelse, bemærk dette også. Advarslen skal have en tidsramme, hvilket betyder, at hvis der er tilstrækkelig tid, bliver advarslen fjernet fra medarbejderens post og tæller ikke som en forudgående advarsel. Med andre ord bør en tidligere skriftlig advarsel om tardiness ikke regne med medarbejderen, hvis hun begynder at komme ind sent tre år senere. Brevet skal dog stadig være i medarbejderens personaleport til reference. Generelt bør en første advarsel vare seks måneder. En alvorlig lovovertrædelse skal vare otte måneder, og en sidste advarsel skal vare et år, men det kan variere alt efter virksomhedens politikker.
Beskriv derefter nøjagtigt, hvad der skete i så mange detaljer som muligt, herunder dato, klokkeslæt og navne på alle involverede personer. Indsæt ikke subjektive detaljer som at sige, at medarbejderen var gennemsnitlig for en anden medarbejder. I stedet for at præcisere, hvad medarbejderen gjorde, kunne det tolkes som værende middel. Du kan vælge at skrive din beskrivelse af begivenhederne, medarbejderens beskrivelse af begivenhederne og eventuelle vidnesbeskrivelser af begivenhederne, hvis disse konti varierer. Hvis du bruger en fortrykt formular, og der ikke er plads nok til at skrive alle relevante detaljer, er det OK at vedhæfte et andet stykke papir, hvis det er nødvendigt.
For at hjælpe medarbejderen med at forbedre, følg detaljerne om, hvad der skete med, hvordan medarbejderens adfærd skal ændres, og hvor hurtigt hun skal foretage sådanne ændringer. Følg dette med klart detaljerede oplysninger om, hvilke konsekvenser der vil opstå, hvis hun ikke korrigerer hendes adfærd. Husk, at den skriftlige advarsel ikke er en disciplinær handling, så vær sikker på at angive, hvilke disciplinære handlinger der vil opstå, hvis problemet fortsætter. Til sidst skal du underskrive og dato brevet, præsentere det for medarbejderen og bede hende og eventuelle vidner til mødet for at underskrive og afgi det.
