Tillid er svært at tjene og opretholde i forretningsforbindelser. Nogle gange kan noget som tilsyneladende lille som en misforståelse eller opfattet uhøflighed i erhvervskommunikation ødelægge et arbejdsforhold. I forretningskommunikation kan gode manerer betyde forskellen mellem en fortjeneste og et tab. At lære at være høflig og høflig til enhver tid kan spare spild energi på arbejdspladsen, der bekymrer sig om, når du måske har fumlet i forretningsmetik og høflighed (se Referencer 4).
Telefon
Sørg for, at når du ikke kan svare på din telefon, at din optagne besked er oprigtig og høflig. Ofte er det i tonen i stemmen, der kan vise høflighed. Undskylder for ikke at være tilgængelig, når din opkalder skulle tale med dig, er et show af høflighed. Stating når du vil være tilbage er en anden høflighed. Vigtigst, at returnere en besked straks er ikke kun høflig men professionel. Når du svarer på telefonen, skal du smile. Det vil vise i din stemme. Lyt helt til, hvad din opkalder har at sige, før du begynder at tale. Sørg for, at du beder om tilladelse, før du sætter din opkalder i venteposition og venter på, at opkalderen siger, at det er okay. Hæng aldrig op uden at sige farvel eller vær opmærksom på at du afslutter opkaldet, selvom den, der ringer op, er uhøflig.
Emails går langt i forretningskommunikation. De varer også længe. De kan blive permanente optegnelser af dine ord. Med den viden skal du sørge for, når du forbereder en e-mail, at du læser det højt eller på anden måde gennemgår det for at sikre, at du ikke kun får din mening på tværs af, men at du får det på tværs af på en høflig måde. Start dine e-mails med en professionel hilsen, der hilser din modtager eller gruppe af modtagere ved navn (se Referencer 3). Husk, at denne email ikke er en uformel note mellem venner. Brug komplette sætninger og god grammatik. Aldrig skrive en email, når du er vred eller i humør til at lufte, da chancerne er en email sendt under disse betingelser, mangler de høfligheder, der kan gøre din kommunikation mere effektiv (se Referencer 2).
breve
Ofte er det acceptabelt at sende et brev til at formidle en forretningskommunikation. Som med en email, skal du sørge for at have dit brev korrekturlæst til stavning og format, og din grammatik kontrolleres for korrekthed. Sig tak når og hvor det er nødvendigt. Sørg for at lukke dit brev med en forståelse for forventet tid, som modtageren læser din kommunikation.
Ansigt til ansigt
Ofte leveres den sværeste form for erhvervskommunikation ansigt til ansigt. Det er god praksis at gennemgå foran et spejl, hvad du planlægger at sige. Dette giver dig en god ide om, hvordan dine ansigtsudtryk ændrer sig med din besked. Når du besøger et andet land for erhvervslivet, er det ikke høfligt at tvinge din kultur på dem, som du er med til at drive forretninger (se Referencer 1). Forståelse af kulturelle forskelle kan hjælpe dig med at være høflig, når du kommunikerer med dem fra lande, hvor ansigt til ansigt høfligheder vises anderledes end hvordan du kan være vant til.
Opslagstavle
Meddelelser offentliggjort på opslagstavler er almindelige på mange arbejdspladser. Denne praksis kan nogle gange resultere i uhøflige eller uhyggelige kommunikationsskærme. Når du har ansvaret for at levere en besked til alle på én gang, bør du stræbe efter at være høflig for alle. Brug af slang eller usædvanlige sætninger kan fornærme og forringe din hensigt. Sørg for, at dit opslagstavle eller nyhedsbrev er skrevet med al den overvejelse, der gives til andre faglige forretningskommunikationer.
