I 2010 er virksomhederne i stigende grad afhængige af teknologi til at producere varer og tjenester og opfylde forretningsdrift. For at imødekomme disse ændringer bruger virksomheder undertiden elektroniske signaturer, også kendt som e-signaturer eller digitale signaturer. Disse underskrifter tager plads til traditionelle blæk-på-papir underskrifter. Der er fordele og ulemper forbundet med at bruge en elektronisk signatur, som alle en forretningsmand bør vide, før de gennemfører et elektronisk signatursystem eller en politik.
Udstyrsomkostninger
Elektroniske signaturer oprettes og læses af sofistikerede teknologier, der bruger netværk til at verificere personlige data som forretningssteder eller sociale sikringsnumre, eller som er avancerede nok til at sammenligne punkter inden for håndskrift eller et fingeraftryk med punkter i billeder i databaser. Dette udstyr er ikke altid billigt, som påpeget af Beginners Guide. Selv når de første omkostninger er opfyldt, vil fremskridt inden for elektronisk signaturteknologi betyde, at en virksomhed løbende skal opdatere sine elektroniske signatursystemer og yde teknisk support.
Deterred Clients
Elektroniske signatursystemer antager, at folk vil være komfortable eller bekendt med elektroniske signaturmetoder og udstyr. Men tidligere generationer af individer har måske ikke været udsat for nyere teknologi og kan derfor have problemer med at bruge det. Selv tech-savvy individer skal stadig holde sig ajour med teknologiske ændringer, hvis de ønsker at drive forretning elektronisk i fremtiden. Manglen på eksponering for metoder og udstyr sammen med behovet for fortsat teknologiuddannelse kan afholde nogle kunder fra at bruge en elektronisk signatur.
Anerkendelse
Arbejdsledelse ledet af Fritz Grupe, der blev offentliggjort i CPA Journal 2003-udgaven, viser, at der er inkonsekvens i anerkendelsen af elektroniske signaturer fra 2010. Folk er ikke nødvendigvis forpligtet til at anerkende en elektronisk signatur som gyldig afhængigt af deres jurisdiktion.
Autentificering og verifikation
Med hensyn til autentificering og verifikation af identitet kan en elektronisk signatur være bedre end en blæk på papir underskrift, afhængigt af det anvendte system. For eksempel, hvis nogen mister et usigneret kreditkort, kan en anden signere det, og underskriften på bagsiden af kortet vil matche kvitteringsbetegnelser, selvom den person, der underskriver, ikke er kortindehaveren. Derimod er et elektronisk signatursystem, der er afhængig af fingeraftryk, meget mere sikkert, fordi man ikke kan replikere eller smede fingerprintmatrixen.
Long Distance Business
Med en elektronisk signatur behøver en person ikke at være i samme geografiske placering for at fuldføre en transaktion eller validere en kontrakt. Folk kan således bruge elektroniske signaturer til at drive forretninger fra tusindvis af miles væk, hvis det er nødvendigt, øge globale forretningsmuligheder og potentielle fortjenstmargener.
Materiale- og lagerreduktion
U.S. Immigration and Customs Enforcement og Grupe hævder begge, at elektroniske signaturer reducerer mængden af anvendte materialer regelmæssigt og tager mindre plads til at opbevare. Desuden letter elektroniske signaturer opgaver som e-arkivering og elektronisk fil- og databasesøgning. Dette reducerer den tid, der er nødvendig for at finde og verificere data. Samlet set kan disse faktorer reducere virksomhedens omkostninger.
