Den indledende kommunikation mellem en potentiel klient og et advokatfirma er normalt over telefonen, håndteres af en receptionist. Som følge heraf er det vigtigt, at firmaets receptionist altid er professionel og høflig. Opretholdelse af professionalisme kan undertiden være en udfordring, men især for receptionister, der besvarer et stort antal opkald dagligt. Men der er visse principper, som du altid bør følge, når du besvarer opkald på et advokatkontor.
Indledende opkald
Tag hvert opkald ved at annoncere advokatfirmaets navn, identificere dig selv ved navn og spørge, hvordan du kan være til hjælp for den, der ringer op. For eksempel, "Godmorgen, dette er advokatfirmaet X og Y, Jane taler, hvem taler jeg med?" Når du først har identificeret opkalderen ved navn, spørg "Hvordan kan jeg hjælpe dig i dag, fru Z," og henvises til den, der ringer efter navn under resten af samtalen. Notering under hvert opkald kan være nyttigt, især med hensyn til navne. Vedligehold en positiv tone under samtalen, vær tålmodig og aldrig miste dit temperament. Undgå brugen af jargon, slang eller ikke-ord som "uh huh" og "um."
Identifikation af opkaldsbehovet
Det er meget vigtigt for dig at lytte nøje til en opkalder og identificere hendes behov og give den ønskede information til hende på en klar og præcis måde. Hver person, der ringer op, søger hjælp til at indhente nødvendige oplysninger eller finde den rigtige person, hvem man skal tale med.
Ruteopkald til passende person i firmaet
Hvis den, der ringer op, anmoder om oplysninger, der bedst leveres af en advokat, skal den oplyse, at han har brug for at tale med en anden og bede ham om at holde for overførsel. Kontakt advokaten, som du har til hensigt at overføre opkaldet til, annoncere opkalderen ved navn, redegør for formålet med opkaldet og overfør opkaldet, hvis advokaten er tilgængelig. Ingen opkalder skal holdes på vent i mere end 45 sekunder. Efter 45 sekunder skal du spørge den, der ringer, hvis hun vil fortsætte med at holde, vil gerne blive ringet tilbage, når en advokat er tilgængelig eller foretrækker at ringe tilbage senere.
Afslut opkald
Forud for at afslutte hvert opkald skal du spørge om du kan få yderligere hjælp, inden du afslutter opkaldet. Tak til den, der ringer op for at overveje advokatfirmaet. Det er sjældent muligt for en juridisk receptionist at overbevise en potentiel kunde til at ansætte et advokatfirma, men det er meget nemt for en receptionist at miste en kunde til et advokatfirma ved at være uprofessionelt, uhøfligt eller uhøfligt.
