Når virksomheder bestemmer behovet for at erhverve materialer eller reparere reparationer, vil indkøbsagenten eller ejeren anmode om et bud - eller et omkostningsberegning af leverancer og / eller et bestemt arbejdsområde. Det er sædvanligt for ejeren eller agenten at anmode om et bud fra flere konkurrerende virksomheder for at finde den bedste leverandør. Når den vindende entreprenør er valgt, er det professionelt høflighed at informere mislykkede budgivere om dine hensigter. Husk, at du måske vil have leverandører til at byde på dine fremtidige projekter.
Baggrund
Den første proces med at opnå et citat, der er kendt professionelt som en anmodning om notering (RFQ), er at skitsere arbejdets omfang. Da indkøbsmedarbejderen gennemgår og afviser indgivne bud, skal du være opmærksom på, præcis hvilket job der skal udføres, og hvad det forventede resultat er, så oplysningerne kan videresendes til det indsenderfirma.
Ejeren eller køberen vil også gerne have en ide om, hvad projektet ville koste. Hvis du undersøger og vurderer, at en tagreparation på et amts fængsel skal koste under $ 350.000, og budene alle vender tilbage til over $ 500.000 - skal du gennemgå detaljerne. Du kunne have et urealistisk budget, eller budgivningsvirksomhederne kunne bare være overpris.
Afslagstavlen
Hvis budene er for høje, skal du slå dem ned. Husk at du måske vil gøre forretninger med disse virksomheder i fremtiden, du vil ikke lade dem forundre. Det er professionelt og høfligt at sende et standardformulerings afvisningsbrev.
Anmodningen om genbud
Der kan være tidspunkter, når der indsendes et forslag, der er uden for mærket. Måske har salgsrepræsentanten eller entreprenøren misforstået omfanget af arbejdet, eller måske har du besluttet at fjerne en del af jobbet. Send et ordentligt brev, der anmoder om et genbud. I dit dokument tilbyder du forslag, afklaring eller modifikationer til budgiveren.
Afviser alle
Til tider er det muligt, at alle budene kommer for højt. Når dette sker, skal du sende et brev til alle tilbudsgivere, der meddeler dem, at alle citater afvises og rådgive dem om en dato, hvor nye indlæg accepteres.
Elimination på grund af specifikation
Nogle virksomheder, især nonprofitorganisationer, skal overholde en meget detaljeret forslagsproces. Universitetet i Tennessee kræver f.eks., At budgiverne sender deres forslag i en konvolut identificeret med budgiverens navn, adresse, anmodning om tilbudsnummer og entreprenørlicensoplysninger. Når der modtages citater, der mangler relevante oplysninger som beskrevet, skal du blot returnere indsendelsen med en kort formular, der forklarer, at indsendelsesprocessen ikke blev fulgt korrekt.
