Store organisationer og personer med flere steder står over for en form for økonomisk svig, der kaldes spøgelsesansatte. For at opdage dem, og i sidste ende for at forhindre dem, involverer disse virksomheder rutinemæssigt en praksis med spøgelsesrevisioner.
Ghost Medarbejdere Defineret
Ghost medarbejdere - nogle gange kaldet fantomansatte - er navne på en lønningsliste til hvem der udbetales lønsedler, men som ikke er egentlige medarbejdere og ikke udfører noget arbejde. De Begrebet "spøgelsesansat" er givet, fordi medarbejderen findes på papir, men er ikke-eksisterende på arbejdspladsen; de job, som spøgelsesansatte angiveligt er tildelt, kaldes ofte no-show jobs. Det kan tage lang tid at finde spøgelsesansatte uden hjælp af spøgelsesrevisioner. Strenge interne kontroller kan hjælpe med at forhindre spøgelsesansatte.
Sneaking Ghost Medarbejdere På Løn
De fleste organisationer kræver dokumentation for ansættelse for at placere nogen på lønnen, hvilket generelt betyder, at en vejleder eller leder - en person med ansvaret for at lede lønningsafdelingen for at tilføje en ny medarbejder - skal være involveret. Nogle gange er et medlem af lønningsafdelingen også involveret. Ghost medarbejdere tilføjes til lønnen ved blandt andet at skabe en fiktiv medarbejder, der bruger navnet på en afsluttet medarbejder, at sætte nye medarbejdere i systemet en betalingsperiode, før de begynder at arbejde for virksomheden og tilføre midlertidige medarbejdere til lønnen. I nogle tilfælde fjerner de mennesker, der sneger spøgelsesmedarbejdere på en lønning, dem efter kun få uger, hvilket gør det vanskeligere for en fremtidig revision at identificere.
Forkæmper Ghost Medarbejdere
Mens eksistensen af spøgelsesansatte i nogle tilfælde kan afsløres i en rutinemæssig revision, er de fleste dokumenter i tilstrækkelig grad tilstrækkelige til at bestå en sådan undersøgelse. Ghost audits er designet specielt til at afdække nogen spøgelsesansatte, og nøje undersøge lønningsposter og medarbejderadfærd for bevis på spøgelser. Disse revisioner har vist sig gavnlige, især for store organisationer. For eksempel fandt i 2009 en revision foretaget af Detroit Public Schools mere end 250 spøgelsesansatte - et svindel, der kostede systemet mere end 400.000 dollar over fire år.
Ghost Audit Processes
En af de mest effektive metoder til at foretage en spøgelsesrevision er at kræve, at alle medarbejdere afhenter deres lønsedler eller direkte indbetalingstubber personligt. Spøgelsemedarbejdernes lønsedler eller stubber vil ikke blive indsamlet. Sådan fastslog Detroit Public Schools, hvor mange spøgelsesansatte det havde. Andre effektive spøgelsesrevisionsmetoder omfatter at søge medarbejdere, der ikke har taget ferie, ikke oplys en fysisk adresse og ikke modtage fradrag på deres lønsedler (for social sikring, skat eller forsikring). Derudover søger de, der udfører spøgelsesrevisioner, flere direkte indskud på samme bankkonto, ugyldige Social Security-numre og manglende medarbejderoplysninger.
