De personlige oplysninger, der er noteret på en udfyldt blanket W-9, er nødvendige for lønningsprocesbehandling og betalingsrapportering til Internal Revenue Service. Som en god praksis, anmode om en færdiggjort W-9 på medarbejderens første arbejdsdag og sende en W-9-anmodning til nye entreprenører. Hvis en entreprenør ikke overholder det, skal du sende et formelt brev med en behagelig men fast anmodning om en udfyldt blanket.
Formular W-9 Basics
En formular W-9 er et IRS-dokument, der beskriver en skatteyders navn, adresse, føderal skatteklassificering og socialsikringsnummer eller arbejdsgiver identifikationsnummer. IRS bemyndiger ikke, at virksomhederne holder W-9'er på filen. Virksomheder skal imidlertid indsamle og rapportere de personlige oplysninger, der er anført på blanketten for alle medarbejdere, og for entreprenører betaler de over 600 dollar årligt. At indsamle en W-9 er en bekvem måde at gøre. På grund af dette bør et firma have en W-9 på lager for hver medarbejder og entreprenør.
Anmodning om en W-9
For at sikre, at du samler en W-9 fra alle medarbejdere, skal du inkludere en W-9-formular i det obligatoriske første dags papirarbejde til nye hyringer. Kræv nye medarbejdere om at udfylde alt papirarbejde på stedet og returnere det til en medarbejderrepræsentant inden udgangen af den første dag.
Når du køber en ny entreprenør eller sælger, skal du vedlægge et formular W-9 med den oprindelige kontrakt. I en W-9 anmodning brev, bede din sælger om at udfylde og returnere formularen så hurtigt som muligt. Overvej at gennemføre en politik for kun at betale leverandører med en gyldig W-9 på fil, og noter denne politik i anmodningsbrevet.
Følge op
Hvis du har problemer med at få en færdiggjort W-9 ud af nogen medarbejdere eller entreprenører, taktfuldt, men klart at W-9 er nødvendigt, før betaling kan foretages. Forklar til medarbejderne, at oplysningerne på formularen er nødvendige for at behandle lønningslisten og udstede dem lønsedler. Hvis en sælger ikke returnerer W-9 inden for en uge eller to, skal du sende et andet anmodningsbrev til opfølgning. Hvis du har en dokumenteret politik på plads, skal du minde sælgeren om, at du ikke kan betale dem uden formularen på filen. IRS kræver, at du foretager en formel anmodning om en W-9, så hold en kopi af dette brev på filen.
Ingen W-9
Hvis du ikke har en W-9 til en leverandør i slutningen af året, skal du stadig rapportere betalingerne til IRS. Udfyld og send et formular 1099-MISC til entreprenøren og lad socialsikringsnummeret være tomt. IRS'en vil svare med en meddelelse om, at nummeret mangler, hvilket du skal videresende til entreprenøren sammen med en meddelelse om backuphold og en anden kopi af en W-9. Du er forpligtet til at tilbageholde skat fra fremtidige betalinger til denne entreprenør - i øjeblikket er tilbageholdelsesrenten 28 procent - og entreprenøren vil pådrage sig et gebyr på 50 USD fra IRS.
