Et møde kan defineres som en samarbejdsproces, der er designet til at besvare hvem, hvorfor, hvordan og hvad med et bestemt mål. Karakteristika for ineffektive møder omfatter passive deltagere og en regurgitation af tidligere diskuterede emner. Effektive møder er i det væsentlige modsat af det. Effektive møder kan øge produktiviteten, medarbejdernes moral og overskud.
Fungere
De fem trin til forberedelse og gennemførelse af effektive møder, også kendt som de fem P'er, er: Formål, plan, deltagere, deltagelse og perspektiv, noter David Whetten og Kim Cameron i bogen "Developing Management Skills." Formålet angiver klart mødet. Planen er handlingsforløbet under mødet. Deltagerne inkluderer deltagere og facilitatorer. Deltagelse er nødvendig fra deltagerne og facilitatorerne. Perspektiv er det mål, som mødet har til formål at opnå, og et resumé af de aftaler, der følger af mødet.
Værktøj
Spil er blandt de mest effektive værktøjer, der bruges til at gennemføre vellykkede møder. Hurtig, billig, tilpasningsbar, lav risiko og deltagende spil anbefales. Brainstorming er et andet værktøj, der bruges til at indsamle oplysninger og forklare et problem eller en situation. Andre værktøjer til effektive møder omfatter spørgeskemaer, undersøgelser, interviews og regneark.
Egenskaber
Effektive møder er fantasifulde, deltagende, innovative og engagerende. De begynder og slutter til tiden. Nogen er tildelt til at holde styr på minutter og dagsordenen. Planlagte pauser opstår på bestemte tidspunkter. Livlige og positive diskussioner opmuntres. Deltagerne har lov til at evaluere mødet. Effektive møder slutter med en venlig note med facilitatoren, der sikrer harmoni blandt deltagerne.
Frekvens og varighed
Peter Honey skriver i bogen "Forbedre dine menneskers færdigheder", at effektive møder ideelt set udføres maksimalt en gang om ugen, normalt for de samme deltagere. De mest succesrige møder afvikles om en time og strækker sig typisk ikke til to timer.
Betydning
Dårlig styrede møder har en negativ indvirkning på medarbejdernes moral, hvilket gør nogle til at blive skeptiske og pessimistiske, mens andre bliver apatisk og uopmærksom. Ineffektive møder, noterer Barbara J. Streibel i bogen "Managerens Guide til Effektive Møder" koster virksomheder milliarder dollars hvert år i tabte muligheder og tabt tid. De beskadiger et organisations image, fremhæver sin ineffektive forvaltning og reducerer produktiviteten. Effektive møder bevarer to af virksomhedens mest værdifulde ressourcer: tid og talent. Samarbejdsmæssige og effektive møder giver medarbejderne mulighed for at arbejde.
