Der er mange indkøbsprocedurer og processer, men der er nogle procedurer, der bør være fælles for alle indkøbsafdelinger. Disse omfatter leverandørvalg, anmodning om information, udbudsmateriale, udbudsevaluering, tildeling af kontrakt og inspektion..
Leverandørvalg
Organisationer har generelt en foretrukken liste over godkendte leverandører, der opretholdes af indkøbsafdelingen. Disse er virksomheder, der har været igennem en udvælgelsesproces og fundet at bedst opfylde et virksomheds behov.
Anmodning om information
Når der er et krav om at købe varer, som de nuværende foretrukne leverandører ikke kan kilde til, vil et firma typisk undersøge markedet. Kravet vil blive sendt til udvalgte leverandører, der vil blive bedt om et bud. For anmodninger om lav værdi sendes en uformel anmodning om oplysninger eller en anmodning om et tilbud til identificerede leverandører. For varer med højere værdi vil der blive fulgt en fuld udbudsproces. Dette kan ofte tage op til seks måneder fra identifikation af behovet for den endelige kontrakttildeling.
Tender Returns
Leverandører bliver typisk bedt om at returnere deres bud til en navngivet embedsmand inden for en bestemt tid og dato. Bud kan indeholde en beskrivelse af den tjeneste eller varer, som leverandøren tilbyder, den foreslåede pris for udførelse af det nødvendige arbejde eller tilvejebringelse af de nødvendige leverancer, virksomhedsfinansielle oplysninger og eventuelle spørgsmål, som køberorganisationen har bedt om den potentielle leverandør.
Tender Evaluation
Når buddene / budene er returneret, har en købsorganisation normalt en bestemt tid til at vurdere afkastet, træffe en kontraktsbeslutning og informere både succesfulde og mislykkede leverandører. Forud for afsendelse af udbudsdokumenter vil en købsorganisation udvikle et scoringskriterium, hvormed kandidater vil blive mærket og klassificeret. Overvejelser som pris og kvalitet er sædvanlige scoring kriterier.
Kontraktspris
Når budene er blevet evalueret og scoret, vil leverandørerne blive underrettet med en godkendelse eller en afvisning. Succesfulde leverandører meddeles også skriftligt. Det er indkøbs bedste praksis at give mislykkede leverandører chancen for en debriefing. Dette gør det muligt for dem at finde ud af, hvorfor deres bud ikke blev valgt og for bedre at forstå fremtidige bud.
Kontrakt Konklusion
Når service / levering er blevet leveret, vil indkøbsorganisationen kontrollere, at kvalitet, mængde og specifikation er opfyldt. På dette tidspunkt vil organisationen udstede betaling. I mange tilfælde er det almindelig praksis at have et efterkontrakt møde mellem køberorganisationen og leverandørorganisationen. Det giver en chance for hver side at tilbyde feedback og udvikle et post mortem-dokument til fremtidige kontraherende aktiviteter.
