Projektopkøb er at købe eller sælge produkter eller tjenester til at udføre forskellige arbejder som defineret i projektdokumenterne. Der er flere trin for at sikre, at dette sker korrekt. I henhold til de globalt anerkendte standarder, der er fastsat af Project Management Institute (PMI) i bogen "En vejledning til Project Management Body of Knowledge" (PMBOK), er der seks procesgrupper, der er direkte relateret til Procurement Management. Disse procesgrupper indbefatter alle aspekter af en kontrakt fra indsamling af oplysninger til kontraktkontrakt.
Planbesøg
Procurements processen foregår i planlægningsfasen af et projekt. I denne proces arbejder PM med teamet for at planlægge, hvad der vil blive købt og / eller erhvervet. De anvendte værktøjer og teknikker er en købs-analyse, ekspertvurdering og kontrakttyper. Målet er at blive så uddannet som muligt i alle muligheder. Når denne proces er afsluttet, kan PM-holdet begynde at indsnævre nøgleoplysninger.
Planlægge kontraherende
Planlægning kan defineres som at bruge oplysningerne fra Plan Procurements-fasen for at indsnævre informationen og identificere potentielle sælgere. Dette sker i udførelsesfasen af et projekt. De værktøjer og teknikker, der anvendes under denne proces, er standardformer og ekspertvurdering.
Forespørg sælgerens svar
Administrere Procurements sker i udførelsesfasen af et projekt. PM holdet har etableret et klart billede af, hvad der skal udføres for projektet. Holdet indsamler og bedømmer tilbud, bud og forslag for at træffe en velinformeret beslutning. De værktøjer og teknikker, der benyttes under denne proces, omfatter budgiverkonferencer, annoncering og en kvalificeret sælgerliste.
Vælg Sælgere
Når teamet beslutter, vælger de sælgere og påbegynder kontraktforhandlinger. Der er flere værktøjer og teknikker til denne proces. De omfatter et vejnings system, uafhængige skøn, et screeningssystem, kontraktforhandlinger, et sælgers rating system, ekspertvurdering og forslag evalueringsteknikker. Disse værktøjer og teknikker hjælper holdet med at afveje alle faktorerne og træffe en velinformeret beslutning.
Kontraktsadministration
Administrering af kontrakten sker under projektets overvågnings- og kontrolfase. Det er her arbejdet bliver gjort. Præsidentens hovedfunktion er at styre forholdet mellem køber og sælger og sikre, at kontraktforpligtelserne og vilkårene overholdes. De værktøjer og teknikker, der benyttes under denne proces, er et kontrolsystem for kontrol af ændringer, køberpræstationer, inspektioner og revisioner, præstationsrapportering, et betalingssystem, en fordringsadministration, et rekordstyringssystem og informationsteknologi.
Kontraktlukning
Kontraktens afslutningsproces sker i projektets afsluttende fase. Arbejdet er blevet udført, og nu skal holdet lukke eventuelle åbne spørgsmål samt gennemgå kontrakten for at sikre, at alle vilkår er opfyldt, og at eventuelle ændringer, der blev anmodet om under projektet, blev gennemført og afspejler ændringer af kontrakten. PM bruger to værktøjer og teknikker til denne proces, indkøbsrevisioner og et rekordstyringssystem. At holde en oversigt over de lærte erfaringer vil hjælpe fremtidige projekter.
