I mange århundreder er kontrakter blevet den universelle måde at etablere en juridisk bindende aftale mellem to parter på. Kontraktstyring indebærer administration af relationerne mellem enhederne, som kunder, partnere, leverandører eller medarbejdere. Procedurer indeholder detaljer om, hvordan man forhandler, gennemfører, opsiger og fornyer aktiviteter.
Procedureelementer
Dit mål i kontraktstyring er at maksimere overskuddet og minimere risikoen. Klart definerede procedurer letter samordningen mellem de involverede parter. Kommercielle kontrakter omfatter fakturaer, indkøbsordrer og partnerskabsaftaler. Gennemfør kontraktstyringsprocedurer ved hjælp af computersoftware systemer eller blot dokumenteret som en manual.
Dine procedurer skal definere, hvordan kravene til produkter eller ydelser er angivet. Overholdelse af kontraktspecifikationer udgør ofte grundlaget for at bestemme kvalitet. Forskellige forretningsmæssige krav medfører ændringer i kontrakter, som tilladt i henhold til kontraktledelsesprocedurerne. Sæt omfattende kontraktledelsesprocedurer på plads, så hvis der opstår uoverensstemmede regninger og uafklarede forpligtelser, løses de hurtigere, fordi dine kontrakter er robuste.
Sørg for, at du følger vedtægter og regler, der regulerer kontraktsprog og de involverede personers rettigheder og ansvar. Mens en gang et simpelt håndtryk blev betragtet som juridisk bindende, er moderne virksomheder nu afhængige af en række juridiske dokumenter til at drive forretning. Dokumentere, hvordan du genererer fire hovedtyper af kontrakter: fast pris, omkostningsfastsættelige, delvist definerede og brevaftaler. Procedurer for kontraktudvikling og ledelse for hver type skal angive, hvordan man angiver prisen, definerer omfanget, bestemmer leveringsplanen, vurderer risikoen for hver part og beskriver eventuelle løbende forretningsforbindelser (hvis relevant).
Forbered dig på at håndtere forskellige scenarier. Ved faste prisaftaler bør yderligere procedurer angive formildende betingelser, såsom hvordan man skriver kontrakten, hvis den nøjagtige mængde materialer ikke er kendt, eller aktiviteten strækker sig over en længere periode. Nogle industrier, såsom byggebranchen, omfatter incitamenter i kontrakter til at motivere operationel effektivitet. Procedurer i forbindelse med omkostningsgodtgørelige kontrakter definerer, hvordan man specificerer forholdene, så køberen påtager sig den økonomiske risiko fra sælgeren ved at acceptere en pris, der dækker (typisk) alle omkostninger plus et gebyr. Regler for overvågning af disse typer af kontrakter (typisk brugt af nonprofit agenturer eller forretningspartnere, hvis økonomiske gevinst ikke er det primære mål) indebærer klare forventningserklæringer. Oprettelse af procedurer for delvist definerede kontrakter og brevaftaler også. At investere tid og kræfter i at udvikle omfattende procedurer sikrer, at virksomhedens drift løber glat.
