Som projektleder skal du sikre, at projektudfaldet opfylder forventningerne, når projektet er færdigt. Derefter skal du færdiggøre nogle endelige dokumenter og lukke projektet ud. Typiske procedurer omfatter opnåelse af godkendelser, overførsel af ejerskab og frigivelse af et produkt til produktion. Normalt afmelder du dig på et projekt som færdigt ved at afprøve for at sikre at holdet har gennemført arbejdet og opdater statusrapporter for at angive afslutning.
Udfør accept accept test. Uformelle acceptmetoder omfatter færdiggørelse af en installation eller en begivenhed. Formelle acceptmetoder omfatter brugerprøvning mod kriterier etableret tidligt i projektplaneringsfasen. For eksempel omfatter softwareudviklingsprojekter typisk funktionel, system- og brugerprøvning for at bevise, at produktet virker som beregnet. Hvis brugerne opdager, at produktet ikke lever op til deres behov, afviser de det leverbare, og der skal foretages revisioner, inden projektets afslutning kan forekomme.
Opret et afmeldingsdokument. Denne acceptaftale viser projektets succeskriterier. For eksempel oprette en tjekliste for at teste et rapporteringssystem designet til at muliggøre optagelse af tid brugt på medarbejderfrivilligt arbejde. Brugere skal bekræfte, at de kan bruge en intranetbaseret formular til kun at indsende og gennemgå deres timer på udvalgte aktiviteter. Ledere bør kun kunne gennemgå medarbejdernes indlæg under deres tilsyn. Ansøgningen skal sende en email til både lederen og medarbejderen til at underrette dem om indsendelsen. Medarbejdere skal kunne anmode om, at yderligere aktiviteter tilføjes til indsendelsesskemaet.
Hent endelig projektgodkendelse godkendelse fra kunder, sponsorer og interessenter. Disse personer kan underskrive papirkopier af acceptaftalen eller bruge online skabeloner eller formularer, som dem, der findes på Microsoft Office-webstedet. Brug for eksempel en InfoPath-formular til visuelt at vise projektstatus ved hjælp af betinget formatering, der viser og skjuler billeder baseret på projektstatus.
Tips
-
I stedet for papirbaseret afmeldingsprocedure, send en e-mail-besked. Hvis du f.eks. Bruger Microsoft Outlook, skal du trykke på tasterne "CTRL / N" for at oprette en ny besked. Fra menuen "Indstillinger" skal du klikke på knappen "Brug stemmeknapper". Vælg "Godkendelse; Afvis". Skriv i feltet "Emne:" en kort beskrivelse af det projekt, du vil have, at e-mailmodtageren skal logge af. Du kan indsætte yderligere tekst, grafik eller dokumenter. Klik på knappen "Send". Dine modtagere modtager en mailbesked med direktivet til "Stem ved at klikke på Stem i respons-gruppen ovenfor." Klik på knappen "Sporing" på din originale besked for at se, hvem der har godkendt og hvem har afvist.
