På trods af teknologiske fremskridt inden for elektronisk kommunikation er faxmaskiner fortsat en vigtig metode til formidling af dokumenter fra 2015. Faxdæksark har en vigtig rolle i at advare modtagere om, hvem der skal få faxen, og hvad der er i den.
Afsender og modtager
Et af de primære funktioner i et faxdæksel er at identificere afsenderen og modtageren af dokumentet. Selv om dækark er valgfri, kan manglende grundlæggende kontaktoplysninger føre til tabte transmissioner. Hvis den tilsigtede modtager ikke afhenter faxen, hjælper "Modtager" -varslen på omslaget dokumentet til den rigtige person. Desuden kan en faxmodtager, som genkender afsenderens navn, hurtigere komme til dokumentet. Mange virksomheder har skabelonbaserede faxdæksark med deres navne og logoer, der allerede er trykt på siden.
Dokumentdetaljer
Et typisk faxdæksel indeholder også en sektion af årsagen til, at faxen sendes, eller kommentarer på dokumentets kabinet. Dette afsnit er nyttigt, når en afsender har bekymringer for, om nogen vil tage transmissionen alvorligt. Hvis en virksomhed indsender et uopfordret budforslag, kan eksempelvis omslaget angive fordel for modtageren af at læse gennem materialerne. Oplysninger om dokumenterne kan også minde modtageren om, at de faxede materialer følger op på en tidligere diskussion eller aftale.
Dato og sidetal
Datoen for overførslen og antallet af sendte sider er også almindelige elementer på omslaget. Begge er vigtige for registrering og nøjagtighed. En dato på en fax lader en afsender understrege, at han mødte en bestemt frist for indsendelse. Antallet af sider i faxen er meget vigtigt for at beskytte mod ufuldstændige transmissioner. Et coverark kan angive, "5 sider inklusive coverark." Dette giver modtageren besked om, at transmissionen skal indeholde fem samlede sider. Hvis nogen mangler, kan modtageren advare afsenderen til det ufuldstændige dokument.
yderligere detaljer
En faxforside er også brugt til at formidle fortrolighed og sikkerhedsoplysninger med bestemte dokumenter. Regeringsorganer, finansielle institutioner og juridiske kontorer er blandt de organisationer, der måtte have fortrolige oplysninger eller fortrolighedserklæringer på et forsideblad. Denne erklæring advarer modtageren til kabinets delikate karakter og hjælper med at sikre ansvarlighed for at beskytte fortrolige dokumenter. Faxer kan også juridisk binde modtageren til kontraktmæssige eller lovmæssige krav. Nogle virksomheder bruger faxoverførsler til at sende memo-lignende dokumenter og omfatter kun omslaget med et resumé eller en kort besked på den ene side.
