Du ville ikke være den første forretningspersonale til at overveje, hvordan du bedst kan håndtere en fortrolig faxoverførsel. Mærk det "fortroligt", og du kan uden tvivl invitere nysgerrighed og en invasion af andres privatliv. Spring det over og konsekvenserne kan være endnu værre. Adresse til begge sider ved at mærke din fax som "fortroligt" på faxdækslet. Derefter indsættes nogle tænder i øjenavværelsen ved at skrive en fortrolig fodboldmeddelelse nederst på arket.
Opret et nyt dokument i dit tekstbehandlingsprogram med 1-tommers margener. Indsæt dit virksomhedslogo, hvis det er relevant, øverst på siden.
Centrer ordet "Fortroligt" med fed skrift øverst på siden. Kapitaliser bogstaverne til vægtning. Under og centreret placeres ordene "Fax", "Faxdæksel" eller "Faxoverførsel" for hurtig genkendelse.
Skriv "Dato:" "Tid:" og "Antal sider, herunder dækark:" på venstre side af dækarket. Plads to gange og skriv "Adressat:" "Faxnummer:" og "Telefonnummer:" på separate linjer. Space to gange igen og skriv: "Afsender:" "Faxnummer:" og "Telefonnummer:" på separate linjer. Inklusive fax- og telefonnumre er en smart måde at dække dine baser på, især hvis faxen går tabt, fejlplaceret eller aldrig kommer. Hvis et nummer er forkert eller to tal er transponeret, kan du rette fejlen på fremtidige faxoverførsler.
Tilpas dit faxdæksel med et afsnit, der passer til dine forretningsbehov. For eksempel, hvis du jævnligt sender faxer til samme person eller afdeling, kan du lave en rubrik med overskriften "Routing information" eller "Næste trin." Eller hold dine muligheder åbne ved at oprette en "Kommentarer" sektion, så du kan hånd Skriv en note eller instruktioner, f.eks. "Venligst ring mig straks for at bekræfte kvitteringen for denne fax."
Skriv en footer-meddelelse nederst på faxdækslet. I lighed med en fortrolig advarsel om, at du ser på nogle e-mails, skal denne meddelelse formidle, at faxen: er fortroligt; er kun beregnet til modtageren og indeholder oplysninger, hvis "offentliggørelse, kopiering, brug eller distribution" er forbudt. Det skal også anmode om, at afsenderen bliver underrettet om en fejlagtig kvittering - en anden god grund til at levere et telefonnummer øverst på et faxdæksel.
