Virksomheder i dag konverterer hurtigt fra et traditionelt papirarkiveringssystem til computerbaserede arkiveringsmetoder, kendt som elektroniske arkiveringssystemer. Formålet med et arkiveringssystem er at give bekvemmelighed, hurtighed og lethed ved indtastning, adgang til og hentning af lagrede oplysninger. Der findes flere forskellige typer arkiveringssystemer med forskellige formål.
Disk Filing Systems
Mest almindeligt anvendt til datalagring, kan diskdrev være en vedhæftet del af en computer eller løsrevet og tilsluttet til brug på enhver computer. Programmer gemmes på din computers diskdrev. Cd'er og dvd'er oprettes ved hjælp af data hentet fra diskdrev.
Flash filsystemer
Flash-filer er små, normalt bærbare elektroniske enheder, der nemt gemmer store mængder medielagring. Flash-filer kan bruges til at overføre data som dokumenter, fotos, videoer og musik om et par sekunder. Hukommelsestifter og hukommelseskort er to populære eksempler på flashfiler.
Transaktionelt arkiveringssystem
Bruges primært af banker, forbinder transaktionsindgivelsessystemet mange computere ved hjælp af et program. Eventuelle ændringer i dette arkiveringssystem opdateres automatisk på alle andre computere, der er tilsluttet programmet. Et glimrende eksempel på et transaktionsbaseret arkiveringssystem i aktion er, når du køber en vare i en butik, og dit kreditkort accepteres eller afvises i henhold til din disponible saldo. Når du kører dit kort gennem dette system, står det i kommunikation med alle andre computere på samme transaktionsindberetningssystem, og derfor "ved", om dit kort dækker denne saldo. Når du foretager dit køb, falder din kreditkortbalance automatisk i overensstemmelse hermed, og hele systemet opdateres øjeblikkeligt.
Network File System
Denne type elektronisk arkiveringssystem gør det muligt for computere på et netværk at få adgang til filer fra en administrators computer. For eksempel kan en virksomhedsejer (administrator) have filer på sin computer, som hans klient skal have adgang til. Administratoren kan indstille tilladelser for at tillade denne bestemte klient adgang til netværksarkiveringssystemet, og nu kan enten partiet foretage ændringer eller oprette tilføjelser til filer.
