En gennemførelsesrapport beskriver de mål, der blev opfyldt inden for en bestemt tidsperiode. For små virksomheder kan dette være særligt nyttigt for at spore succeser, sikre rentabilitet og forbedre processer og procedurer. Det er også en god måde at kommunikere dine resultater med til bestyrelsesmedlemmer, investorer og kunder.
Forbereder til at skrive en udførelsesrapport
Udførelsesrapporter kræver en masse information indsamling og forberedelse arbejde. Det er vigtigt at have de nødvendige data til rådighed, inden du begynder. Hvis du ved, at du vil skrive en resultatrapport for det næste regnskabsår, kan du for eksempel begynde at logge alle vigtige resultater, som de sker i en journal. På den måde, når det kommer tid til at skrive din rapport, har du meget af det færdige arbejde færdiggjort.
Det er også en god idé at definere publikum klart for din rapport. F.eks. Vil din rapport blive sendt til bestyrelsesmedlemmer til din lille virksomhed, eller vil den kun blive brugt internt for medarbejdere? Vil du frigive din udførelsesrapport til offentligheden eller vil det kun være for investorer og venturekapitalister? Ved at besvare disse typer af spørgsmål kan du bestemme, hvilken information der skal medtages. Hvis du vil gøre udførelsesrapporten offentlig, kan du muligvis afholde dig fra at inkludere proprietære eller fortrolige oplysninger i din rapport.
Bestem tidsrammen for din rapport. Nogle organisationer frigiver en resultatrapport hvert skatte- eller kalenderår, mens andre foretrækker at gøre det kvartalsvis eller to gange om året. Ved at have en tidsramme i tankerne, ved du, hvornår man skal starte optagelsen.
Oplysninger, der skal medtages
Målet med en resultatrapport er at vise læseren, hvad din virksomhed har opnået inden for en given tidsperiode. Start med en kort oversigt, der giver et fugleperspektiv af din virksomheds ydeevne og giver et overblik over, hvad der findes i rapporten. Fortællingsrapportstrukturen skal indeholde mål, som din organisation har udarbejdet for sig selv, hvordan de blev opnået, konkrete succesmålinger, udfordringer, din forretning stødte på, specifikke ændringer i din organisation i din branche og din forretningsmæssige værdi som helhed. Herunder din virksomheds vision og mission statement er også en fantastisk måde at fortælle læseren, hvad din organisation handler om.
Sørg for at inkludere eksempler på væsentlig gennemførelse i hele rapporten, så specifik som muligt. For eksempel, hvis et af dine vigtigste forretningsmål var at underskrive 25 nye kundekonti, og du opnåede dette mål ved at logge på 30, kan du detaljere hvordan du gjorde dette. Ikke alene opnåede du dit mål, men du overgik det ved at ændre din salgsstrategi, ansætte på en ny marketingdirektør og udvikle en stram salgstragt. Dette viser ikke blot læseren, at du har opfyldt dine mål, men fortæller dem mere om den værdi, som din organisation bringer til erhvervslivet. Ved at specificere specifikationerne præsenterer du strategien bag aktionerne.
Sådan formateres en udførelsesrapport
I stedet for at skrive flere sider med tætte afsnit, hvilket kan være svært at absorbere, er det bedst at variere formateringen af din rapport. Inkluder fotografier af din virksomhed og dine medarbejdere, der har bidraget til at nå dine mål. Opret infographics, der involverer læseren og fortælle en historie om resultaterne. Brug desktop publishing software til at skabe et poleret og formelt dokument, der opfordrer læseren til at engagere sig med alt indhold. Sørg for at bruge en kombination af stykkeformular og punktpunkter, samt en række overskrifter til at organisere din rapport.
