Brev er den bedste måde at sikre, at medarbejdere eller kunder bliver underrettet om en ændring af politikken. Folk har en tendens til at ignorere tegn og e-mails, fordi de bombarderes med så mange annoncer og e-mail-meddelelser hver dag. Bogstaver er derimod vanskeligere at ignorere, fordi de er forbundet med formalitet og vigtige budskaber. Meddelelsesbreve er enkle at skrive og meget effektive.
Indlæs firma brevpapir i din printer. De fleste virksomheder har politikker, som officielle meddelelser skal være på brevpapir, fordi det hjælper med at formidle ideen om konsistens og autoritet.
Åbn brevet ved at indtaste datoen. Hvis brevet går til en person, skal du indtaste modtagerens navn og adresse. Hvis brevet kommer til at indgå i en masseforsendelse af lignende meddelelser, skal du ikke skrive navnet eller bruge funktionen til sammensætning af emne i dit tekstbehandlingsprogram til at indsætte navnene.
Start brevet ved at skrive "Kære Mr./Ms. (Navn)" efterfulgt af et kolon eller for en mere generel mailing "Kære Valued Customer" eller en lignende behagelig.
Begynd brevet ved kortfattet at forklare situationen. Hvis du skriver for at give dårlige nyheder, som i en meddelelse om forfaldne bøger eller en forfaldne regning, skal du forklare, hvad regningen var for, og hvor sent den er. Hvis du skriver for at give kunderne besked om en ændring af politikken, skal du forklare det problem, der skabte behovet for politisk ændring.
Forklar meddelelsen klart og kortfattet, så modtageren ikke vil savne meddelelsen. Angiv de relevante datoer for, hvornår politikken træder i kraft.
Giv aktionsoplysninger som f.eks. Frister eller procedurer, som modtageren af brevet skal følge. Giv dine kontaktoplysninger, hvis de har spørgsmål.
Luk brevet ved at takke medarbejderen eller kunden for hans opmærksomhed, og skriv dit navn. Log ind i rummet over dit navn.
Tips
-
Hold brevet kort og faktisk. Hvis du undskylder for mange kunder, eller medarbejdere kan fortolke dette som en indikation på, at de kan argumentere med meddelelsen eller politisk ændring.
