Når et firma køber maskiner, køretøjer, software eller andre varer, der kvalificerer som aktiver på grund af deres langsigtede brugervenlighed, betragtes disse som investeringsudgifter. På grund af de betydelige omkostninger planlægger de fleste virksomheder på forhånd at købe disse køb. men når maskinerne bryder sammen eller ny teknologi giver en virksomhed mulighed for at strømline processer, skal udgifterne store mængder penge afvejes mod købsværdien. For at oprette en politik vedrørende disse udgifter skal ledelsen undersøge historien af selskabets udgifter og drage konklusioner i overensstemmelse hermed.
Gennemgå tidligere regnskabsposter for at bestemme eventuelle udgiftsmønstre på investeringsgoder og at estimere de årlige uplanlagte udgifter på grund af udskiftning af udstyr.
Etablere et skabelonbudget, der indeholder tidligere erfaringer og planlagte udgifter. Anslå procentdelen af uplanlagte investeringsudgifter og inkludere en godtgørelse for disse poster.
Bestem, hvordan beslutninger vedrørende uplanlagte udgifter er sket tidligere og notér, hvordan vellykkede beslutninger blev formuleret.
Skriv procedurer for at identificere investeringsudgifter, der går ind i budgettet, herunder RFP (anmodning om forslag) skabeloner, budskrav, betalingskrav, dokumentation for behovet og en liste over anmeldelser og godkendelser, der skal finde sted inden inklusion af omkostningselementet i budget.
Skriv en handlingsliste, der dækker, hvordan beslutninger skal træffes på uplanlagte udgifter. Den due diligence anvendt på budgetterede udgifter bør inkluderes plus et system til sammenligning af forventede udgifter med omsætningsantagelser og evaluering af risikoen forbundet med at bruge disse penge.
Organiser din politik med en introduktion med politikkens mål, et afsnit om planlagte investeringsudgifter og processen med at inkludere dem i budgettet, et afsnit om uplanlagte investeringsudgifter, og hvordan de bør vurderes, og en politik til bestemmelse af mængden af godtgørelse for uplanlagte investeringsudgifter, der skal indgå i det årlige budget.
Tips
-
En politik er kun så god som dens håndhævelse. Under processen med at oprette din politik kræver alle ledere, der måtte blive påvirket, aktivt at deltage i formuleringen og få skriftlige godkendelser for alle vigtige elementer i politikken.
Advarsel
Vær forberedt på at ændre din nye politik, når der opstår tilfælde. Styring af risikoen for at foretage uplanlagte investeringsudgifter indebærer en stærk og lydhør regnskabsafdeling, der kan give nøjagtige økonomiske oplysninger med et øjebliks varsel.
