KPI'er er "nøgleindikatorer". Disse indikatorer er målere, der hjælper dem i forretningsadministrationen, hvor tæt (eller langt) virksomheden eller afdelingen er fra at nå et forud fastsat mål eller sæt af mål. Skrive KPI'er kan hjælpe en leder og medarbejdere se hvad der stadig skal gøres og motivere dem til at nå disse mål. Processen med at skrive KPI'er i sig selv er ikke svært. Men at skabe KPI'er, der vil være effektive, kræver overvejelse.
Skriv KPI'er som kortfattede, individuelle dokumenter. Hver KPI skal svare til en bestemt kategori, afdeling eller projekt. For eksempel kan en KPI skrives målrettet mod kundetilfredshed, mens en anden kan rettes mod overheadomkostninger.
Start KPI-dokumentet med en overskrift, der definerer formålet med KPI. Hold det så kort, men konkret som muligt. En eller to sætninger er tilstrækkelige. For eksempel kan et KPI for kundetilfredshed have overskriften "Øg kundetilfredshed".
Angiv formålet med KPI. Det er vigtigt for både ledelse og medarbejdere at vide, hvorfor de burde stræbe efter at nå et bestemt mål, eller hvorfor denne præstation skal måles. Forklar kort, hvordan det er gavnligt at nå det fastsatte mål eller loggetid brugt på en handling.
Angiv, hvordan KPI skal måles. Inkluder hyppigheden af målinger såvel som hvor lang tid det vil forekomme. Hvis du for eksempel skriver et KPI vedrørende kundetilfredshed, kan du muligvis gennemføre en telefonundersøgelse, der opstår efter hvert opkald, og vil finde sted over en 3-måneders periode.
Indstil et målmål. Bestem et mål, der er kvantificerbart og målbart. Det skal give det ønskede resultat, såsom en vis procentdel inden for en bestemt periode.
