En HOA (husejereforening) er en juridisk enhed, der har beføjelse til at håndhæve pagtelovgivningen godkendt af husejere gennem en bestyrelse. De fleste HOA'er opererer inden for et byhus eller ejerlejlighed. Underopdelingen enkeltfamilieenheder kan skabe en HOA, når udviklingen er konstrueret. Der er to muligheder for at administrere en HOA: gennem et administrationsselskab eller gennem boligejere. Hvis HOA styres af boligejere, skal visse elementer og procedurer, der skal gennemgås og behandles i ledelsen af HOA.
Bestyrelsesvalg
Som husejere overtager ansvaret for at forvalte et HOA, er den første rækkefølge at etablere en bestyrelse. Dette opnås ved at have valg til kontorer som præsident, vice president, sekretær og kasserer. Hver enhed inden for HOA har en stemme. Hvis et boligejer ikke er til stede ved valget, kan han sende sin stemme ved fuldmagt eller gennem et andet medlem i enheden. Efter at embedsmændene er blevet valgt, skal der indkaldes til et møde for at revidere ansvarsområderne for embedsmændene og gennemgå HOAs vedtægter. Vedtægterne kan justeres i overensstemmelse med den nye HOA-struktur med husejernes samtykke.
Anmeldelse af pagten
En HOA-overenskomst beskriver detaljer om ledelsens eller bestyrelsens ansvar, der involverer boligejeren som relateret til emner vedrørende interne og eksterne ejendomsproblemer, skatteansvar og for at sikre boligejere overholder de fastsatte regler og indeholdt i HOA styrende dokumenter. Hvis en pagt ikke er etableret, skal bestyrelsen arbejde sammen med boligejere for at skabe en pagt, der er retfærdig, egnet og eksigibel. Når pagten er oprettet, forbeholder bestyrelsen sig ret til at håndhæve overtrædelser, der overtræder reglerne i pagten.
Juridiske problemer
I enhver organisation, selv en HOA, er der juridiske spørgsmål at overveje som vurderinger, inkorporering og skatterapportering. Når en HOA overtages af husejere, er disse elementer vigtige. HOA skal være registreret hos den relevante statssekretærs kontor. Hvis HOA er registreret, skal bestyrelsen sikre, at statsrapporter for HOA-aktiviteter indleveres og opdateres. Hvis HOA ikke er registreret hos den relevante statssekretærs kontor, skal bestyrelsen og husejeren udvikle organisationsartikler med angivelse af HOA's formål og aktiviteter. Regnskabs- og skatterapportering er afgørende for driften af en HOA. Hvis HOA har et regnskabssystem, skal en finansiel revisor pålægges at undersøge regnskabsrapporter og skattedokumenter for overholdelse af føderal og statslig lovgivning.
HOA træning
Et af problemerne med husejere, der overtager et HOA, er mangel på træning og tid. Mange boligejere er ikke bekendt med den organisatoriske proces eller har ikke tid til at deltage i HOA. Udvalgte bestyrelsesmedlemmer kan mangle ekspertisen til at afholde møder, tegne planer og mangle de færdigheder, der er nødvendige for at kommunikere med andre bestyrelsesmedlemmer og husejere. HOA træning er tilgængelig for husejere og bestyrelsesmedlemmer på forskellige områder af HOA aktiviteter lige fra bestyrelsesmedlemsuddannelse til etablering af et pulserende HOA-fællesskab.
