Projektstatusrapporter styrer dokumenter for alle, der prøver at administrere et projekt, uanset om det er et enkeltpersoners job eller en, der involverer hundredvis af mennesker over flere steder. Projektstatusrapporten fungerer som et kortfattet resumé af projektets fremskridt, forventet gennemførelsesdato og hvilke foranstaltninger der er truffet på siden, da den sidste projektstatusrapport blev udarbejdet. Det hjælper ledere med at holde opgaver på sporet og identificere problemer tidligt nok til at generere meningsfulde løsninger.
Projektoversigt
En projektstatusrapport starter typisk med en kort beskrivelse af de vigtige elementer i projektet. Dette afsnit eller blok identificerer projektets navn, datoen for rapporten, hvem der er ansvarlig for projektet eller dets forvaltningsafdeling og en redegørelse for projektets mål. Det kan også omfatte kontaktoplysninger, som f.eks. Telefonnumre eller e-mail-adresser til nøgleprojektgruppemedlemmer. Dette afsnit er usandsynligt, at det vil ændre sig meget i løbet af projektet og kopieres ofte fra en statusrapport til det næste, med bare datoen opdateres.
Leverancer
Et afsnit, der beskriver projektleverancer, er nøglen til en projektstatusrapport. Dette afsnit skal angive leverancerne og give deres nuværende status i et ord eller to. For eksempel kan et produkt lancerings projektark have sådanne leverancer som print reklame, sælger lancering fest, messe messe display og prisark kreationer. Ved siden af hver leverance skal projektlederen skrive sådanne ting som "komplet" eller "bestilt" eller "ved printer". Dette tjener som et resumé af projektet med de mere detaljerede opgaver, der er angivet i tidslinjesektionen.
tidslinjer
Opgavens tidslinje er elementet i en projektstatusrapport, der ofte får mest kontrol. Dette afsnit beskriver detaljeret arbejde, der blev gennemført siden den sidste projektstatusrapport, hvilket arbejde der skal udbetales i den næste periode og datoer, hvor opgaver forventes afsluttet. Mange projektstatusrapporter viser dette i et gitter med datoer for forventet afslutning og faktisk gennemførelse. Mange projektledere vælger at farvekode dette afsnit med forskellige farver, der repræsenterer opgaver, der er på skema, forud for tidsplanen, efter planen, afsluttet eller i venteposition.
Noter, anbefalinger og forklaringer
Projektstatusrapporten skal også liste eventuelle røde flag, ændre anmodninger eller udfordringer, som projektet står overfor. Dette er et sted at liste, hvor der er behov for yderligere ressourcer, eller hvor leveringsdatoer vil ændre sig. Dette afsnit kan også rapportere, hvordan uventede begivenheder har påvirket projektet, såsom softwareproblemer, forsinket levering fra en leverandør eller defekte forsyninger. Nogle projektledere adskiller dette afsnit fra rapporten og lister det i et diskret dokument, som de vedhæfter til projektstatusrapporten.
