Mange virksomheder udsteder checks fra deres afdragsafdeling for at opfylde finansielle forpligtelser. Disse finansielle forpligtelser omfatter leverandørbetalinger, rentebetalinger til långivere eller offentlige skatteforpligtelser. Regnskabsafdelingen modtager en faktura eller en checkanmodning, som den bruger til at sikkerhedskopiere betalingen. Checks tilbyder flere fordele for virksomheder.
Paper Trail
En fordel ved at bruge checks involverer papirsporet, der efterlades af checken. Hver check opretter et papirdokument, der beskriver, hvem der modtog betalingen, hvilken dag betalingen blev foretaget og dollarens størrelse af betalingen. Virksomheden kan gennemse, hvornår tjekken rydde banken sammen med oplysninger om, hvem der underskrev checken. Det papirspor, der er skabt af checken, gør det muligt for virksomheden at opretholde sin registrering. Nogle virksomheder bruger dobbelt kontrol, idet man holder en kopi af checken for sine egne poster. Medarbejdere hos disse virksomheder kan henvise til tidligere checks, når der opstår spørgsmål.
Sikkerhed
Papirkontrol giver fordelen af øget sikkerhed for udbetalte betalinger. Kun den navngivne modtager kan fremlægge en papircheck for betaling. Hvis modtageren nægter at modtage checken, kan virksomheden kontakte banken for at bekræfte, hvem der præsenterede checken. Eventuelle uoverensstemmelser kan løses med banken direkte. Også nogle små virksomheder kan overveje at betale leverandører eller långivere med kontanter. Kontanter giver intet skriftligt bevis på, at betalingen er foretaget og efterlader virksomhedsejeren åben for at blive opkrævet igen for beløbet.
Kontrollere
Papirkontrol giver virksomheden mulighed for at kontrollere de foretagne betalinger. Der findes flere kontrolforanstaltninger i den afgiftspligtige afdeling for at sikre, at kontrollen skrives til den rigtige modtager for det korrekte beløb. En medarbejder kan godkende en check, der skal skrives efter at have gennemgået sikkerhedskopidokumentationen. En anden medarbejder udskriver faktisk kontrollen. En øverste leder underskriver kontrollen. Dette giver tre medarbejdere mulighed for at deltage i checkbetalingsprocessen, hvilket minimerer muligheden for fejl eller svig. Virksomheder bruger også præ-nummereret kontrol. Ved forudgående nummerering kan selskabet straks identificere manglende checks og træffe foranstaltninger for at forhindre, at disse checks udbetales.
Flyde
En endelig fordel ved at bruge checks involverer float. Float refererer til den tid, der går, når virksomheden udskriver checken, indtil pengene forlader virksomhedens bankkonto. I mange tilfælde eksisterer float kun for en dag. Virksomheden tjener dog interesse for den ekstra dag, før checken præsenteres for betaling.
