En procedureopgørelse opsummerer formålet, omfanget og den foreskrevne måde at overholde en fastlagt politik eller fuldføre en arbejdsenhed. Som krævet af strenge og kompleksitet af den trinsekvens, den går forud for, kan en procedureregning variere fra en sætning til flere afsnit eller afsnit.
Som en procedureopgørelse er et resumé af oplysninger om udførelse af en procedure, bør den ikke skrives, før proceduren er afsluttet.
Bestem procedurens omfang og kompleksitet
Gennemgå gennemført procedure sikre indholdets nøjagtighed og fuldstændighed.
Identificer alle afdelingspersonale med ansvar for procedurens præstationer.
Identificer alt afdelingspersonale med ansvar for procedureovervågning og håndhævelse.
Identificer alle udstillinger - billeder, diagrammer, formularer, computerskærme, rapporter mv. - bruges i proceduren.
Identificer alle usædvanlige eller særlige udtryk, der anvendes i proceduren.
Identificer procedurens primære mål og resultater.
Udkast til procedurerklæring
Identificere procedure Angiv navn eller titel, der angiver procedurens indhold eller brug (f.eks. "Håndtering af kundeklager").
Beskriv procedurens formål og målgruppe, og noter specifikke jobtitler med ansvar for ydeevne.
Eksempel: Denne procedure indeholder instruktioner til kundeserviceafdelinger og tilsynsførere for at registrere, spore og løse kundeklager ved hjælp af MS-CRM-systemet.
FORMÅL At etablere og kommunikere kundeserviceafdelingens repræsentative og tilsynsmæssige standardpraksis til registrering, tracking og løsning af kundeklager ved hjælp af MS-CRM-systemet.
Liste efter navn og i rækkefølge af udseende viser hver udstilling fundet i proceduren. For eksempel:
UDSTILLINGER: Figur 1: MS-CRM-logonskærm Figur 2: MS-CRM-klageoptagelsesskærm Figur 3: MS-CRM-klagehistorierapport
Liste alfabetisk og definer hvert unikt eller specielt udtryk, der findes i proceduren. For eksempel:
ORDLISTE Opdragsgiver: Juridisk afdelingsrepræsentant for hvem klagen er tildelt. CCID: Unikt nicifret tal, der identificerer kundeklager. EXT: Kode med angivelse af genstartstid for genstanden forlænges.
Angiv i alfabetisk rækkefølge efter jobbet alt personale, der påvirker eller påvirkes af proceduren, herunder funktion udført. For eksempel:
ROLES & ANSVAR 1. Kundeservicechef: Overvågning af procedureudvikling, vedligeholdelse og godkendelse. 2. Kundeservice repræsentant: Udfører jobfunktioner kun i overensstemmelse med proceduren. 3. Kundeservicevejleder: Distributørprocedure; overvåger håndhævelse og træning.
Tips
-
Brug aktiv stemme skrift stil for at eliminere ordiness. For eksempel i stedet for at skrive "Formålet med denne procedure er at beskrive …." eller "Denne procedure skal beskrive …," skrive "Denne procedure beskriver …".
Advarsel
En standardskabelon for procedureregistreringer skal allerede være på plads. Hvis ikke, skal man udvikle sig for at sikre, at alle procedurer har samme "look and feel".
