Moderne virksomheder kan segmentere messaging til at målrette små kundegrupper eller øjeblikkeligt levere nyheder til store, spredte arbejdsstyrker. Disse muligheder har imidlertid ikke gjort forretningskommunikation noget mindre udfordrende end tidligere. Mens organisationer hurtigt lærer konsekvenserne af, at de ikke kommunikerer effektivt og effektivt til kunder og eksterne interessenter, ineffektiv intern kommunikation kan være vanskeligere at få øje på indtil det er for sent.
Præferenceproblemer
Medarbejdere kan have svært ved at forene deres kommunikationspræferencer med deres kolleger. En ældre arbejdstager foretrækker måske at kommunikere via telefon, for eksempel, mens hans yngre kollega stoler på elektronisk kommunikation. Hvis den yngre arbejdstager reagerer på en telefonsvarerbesked via en e-mail i stedet for at returnere opkaldet, kan den ældre arbejdstager føle sig disrespected, Det er bedst at bruge den metode, som din modpart foretrækker. Hvis din kontakt i IT altid reagerer på dine e-mails hurtigt, men det tager lang tid at vende tilbage til et telefonopkald, er det mere effektivt at videresende dine spørgsmål elektronisk.
Kommunikerer dårlige nyheder
At fortælle din chef, at du lige har mistet en nøglekonto, er ikke let for de fleste. Det er heller ikke let at videresende nyhederne til en længerevarende leverandør, at du skifter din virksomhed til sin konkurrent. Robert Bies, en professor ved Georgetowns McDonough School of Business, bemærker, at dette ofte får folk til at forsinke at fortælle den anden part om de dårlige nyheder.
I stedet foreslår Bies en multi-pronged kommunikationsstrategi til at overvinde disse udfordringer. Forbered berørte parter på de dårlige nyheder på forhånd. Lever nyhederne hurtigt og ærligt, og mild det med mulige løsninger og enhver tydelig sølvforing. Du kan f.eks. Sige, at du har flere ledere i tankerne for at erstatte den tabte forretning, der ville kræve mindre rejse til din salgsstyrke
Tips
-
Nogle medarbejdere kan føle sig ubehagelige med at kommunikere ærligt med deres chefer på grund af deres stilling i virksomheden eller deres baggrund. Kvinder kan især kæmpe med dette, siger lingvistikekspert Deborah Tannen.
For meget - eller ikke nok
Hvor meget information der skal formidles til medarbejdere og eksterne interessenter er en konstant udfordring for ledere. Skræmmende nyheder, som en omorganisering, kan føre til stærke reaktioner, hvis det tilsyneladende kommer ud af det blå. Alert personer i en-til-en eller mindre møder kan lade en leder vide, hvem der sandsynligvis vil modsætte sig nyhederne, og hvad deres grunde er.
På den anden side kan en leder også give for meget information hvis konklusionen af meddelelsen er vag eller åben. Bekendtgørelsen af disse afskedigelser kan kommer i den nærmeste fremtid, for eksempel fører til angst og kan få nøglepersonale til at forsøge at tage andre job. Det kan også reducere kontorproduktiviteten, hvis medarbejderne bruger deres tid til at skvaller og arbejder på deres CV'er.
Uformelle kommunikation kan bevise dyrt
I modsætning til arbejdspladsen chatter, efterlader elektronisk kommunikation en skriftlig oversigt over, hvad der skete. En hurtig e-mail kan genskabe en samtale og give en værdifuld bekræftelse, hvis der senere er spørgsmål. Imidlertid, opretholdelse af registreringer af e-mail-trafik, chat software og andre uformelle elektroniske arbejdspladssamtaler kan være hovedpine for dem i IT - for ikke at nævne retsholdet. Tilsyneladende offhand samtaler kan vise sig dyre. U.S. Justice Department har f.eks. Brugt chat room kommentarer til at gøre sin valuta manipulation sag mod store banker som UBS, Citigroup og J.P. Morgan Chase.
Projektledelse
En 2013-rapport fra Project Management Institute fandt, at for hver milliard dollars brugt på projekter, er 75 millioner dollars risikabelt udelukkende som følge af ineffektive kommunikationer. Der kan forekomme huller, når ikke alle interessenter har samme forståelse af fordelene ved projektet, eller når det sprog, der bruges til at levere beskeder, er uklart. PMI foreslår dig Skræddersy din kommunikation for at imødekomme hver interessentgruppes behov. Et projektforslag om at omstrukturere et websted kan fx fokusere på fordelene på højt niveau, når du mødes med ledende virksomhedsledere. Det ville bruge mere teknisk sprog og specifikke data, når den bliver præsenteret for de mennesker, der skal udføre arbejdet.
