Alle virksomheder, der ansætter og vedligeholder medarbejdere, bør opretholde en medarbejder- eller personaledokument for hver medarbejder, de ansætter. Personaleforvaltere skal være forsigtige med ikke at inkludere følsomme oplysninger i en generel medarbejderfil, som f.eks. Medicinske, økonomiske, kriminelle eller sikkerhedsgodkendelser. Disse typer af oplysninger skal opbevares på et sikret sted, i henhold til statlig og føderal lov. Andre typer af ikke-følsomme oplysninger bør opbevares i en dedikeret medarbejderfil for at muliggøre medarbejderanmeldelse eller blive anvendt som bevismateriale i ansættelsesprocedurer.
Preliminary Employment Records
Oplysninger om præ-beskæftigelseskommunikation, stillingsbeskrivelsen, kopier af en første jobansøgning, genoptagelse, interviewnotater, jobtilbud, eventuelle verifikationsformularer, der blev underskrevet, såsom læsning og forståelse af en medarbejderhåndbog, skal opbevares i en medarbejders fil.
Løn, løn og skat information
Disse typer af dokumenter omfatter tidsskemaoptegnelser, W-4 blanketter udfyldt af medarbejderen, deltagerregistre, direkte indskudstilladelser, årlige W-2-erklæringer og børnebidragsmandater, der påvirker en medarbejders hjemmehjemsløn.
Præstationsvurderinger, anmeldelser og hændelser
Hvis din virksomhed foretager periodiske anmeldelser, skal en kopi af hver anmeldelse vedrørende en bestemt medarbejder placeres i medarbejderens personaledatabase. Derudover bør eventuelle hændelser vedrørende tvister med andre medarbejdere eller ledelse, adfærdsmæssige problemer, fraværsmønstre, dårlig jobpræstation og skriftlige advarsler noteres i filen.
Uddannelse Og Uddannelse
Mange stillinger kræver forudgående og løbende uddannelse, uddannelse eller certificering. Arbejdsgiverne skal føre en oversigt over alle uddannelsesprogrammer, som en medarbejder gennemfører. Hvis medarbejderen blev udstedt et eksamensbevis for et bestemt kursus vedrørende jobbet, skal en kopi bevares i filen.
Nødkontakter og fordele
Alle arbejdsgivere bør opbevare en liste over nødkontakter for hver enkelt medarbejder, uanset om arbejdsmiljøet er farligt. Derudover skal alle fordele forbundet med medarbejderens stilling registreres. Fordele kan omfatte betalt ferie, sygeforsikring, undervisningsforsikringsprogrammer og anden dækning.
