Ingen føderal lov kræver, at arbejdsgivere i den private sektor tillader nuværende eller tidligere medarbejdere adgang til deres personaledokumenter. Personalefiler fra private medarbejdere anses typisk for arbejdsgiverens ejendom, og nogle virksomheder anvender denne begrundelse for at begrænse adgangen til medarbejderfiler. Føderale og statslige medarbejdere - ansatte i den offentlige sektor - kan få adgang til deres officielle personaldokumenter.
Personalefiler
Beskæftigelsesdossierer - undertiden benævnt medarbejderens personaledokument - indeholder dokumenter som medarbejderens første ansøgning om ansættelse, beredskabsoplysninger, ansættelsesberettigelsesskemaer, præstationsvurderinger, disciplinære og tilstedeværelsesdokumenter og tilsynsførende og ledelsesnotater om præstations-, trænings- og beskæftigelsesaktioner. Eksempler på beskæftigelsesaktioner er kampagner og opsigelser. I nogle tilfælde opretholder personaleafdelingen en officiel arbejdsdokument, og medarbejderens vejleder eller leder opretholder en afdelingsdokument. Selv om begge filer skal indeholde relevant information, kan indholdet afvige lidt. For eksempel kan en afdelingsfil ikke indeholde kopier af alt papirarbejde og dokumentation, som en medarbejder gennemfører på sin første dag på jobbet, såsom politikerklæringer og W-2-formularer.
Årsag til adgang
Nuværende medarbejdere beder om at gennemgå deres filer for at sikre, at medarbejderafdelingen opretholder nøjagtige registreringer vedrørende deres beskæftigelse. Hvis virksomheden foretager årlige præstationsevalueringer, skal kopier af bedømmelsesformularerne for hvert år, som medarbejderen har været ansat, være i personaledokumenterne. På samme måde skal deltagelsesregistre nøjagtigt afspejle medarbejderfravær, enten på grund af sygdom, ferie eller fravær. Tidligere ansatte anmoder ofte filer om at få kopier af dokumenter, de kan bruge i deres søgning efter fremtidig beskæftigelse. Hvis en tidligere medarbejders fil indeholder optegnelser vedrørende resultater og resultater, kan disse oplysninger være nyttige ved rekonstruktion af et CV eller udarbejdelse af en liste over jobopgaver, der skal deles under interviews med potentielle arbejdsgivere. Tidligere ansatte kan også anmode om kopier af deres ansættelsesdossier til brug ved indgivelse af klage over en arbejdsgiver.
Arbejdsgiverpolitik
Mange arbejdsgivere har arbejdspladspolitikker vedrørende frigivelse af medarbejderposter. Arbejdspladspolitikkerne varierer alt efter hvilke typer poster der er tilgængelige for medarbejderinspektion og kopiering, og nogle virksomheder angiver ikke-arbejdstimer som den eneste tid, hvor medarbejdere kan gennemgå personaldokumenter. Arbejdsgivere, der har politikker om dette emne, anvender generelt et afsnit i medarbejderhåndbogen om, hvordan man får adgang til optegnelser. En velskrevet politik beskriver de trin, der er nødvendige for at gennemgå poster, hvilke typer poster medarbejdere har adgang til, når medarbejdere kan se deres optegnelser og eventuelle gebyrer for fotokopiering af dokumenter indeholdt i en medarbejders personalepapir.
Arbejdsgiverforpligtelse
I henhold til forbundslovgivningen behøver private arbejdsgivere ikke at levere kopier af beskæftigelsesfiler til nuværende eller tidligere ansatte. Beslutningen om at frigive filer er baseret på virksomhedspolitik og i nogle tilfælde statlig lovgivning om adgang til personaledokumenter. Mange arbejdsgivere ser dog fordelene ved at overholde medarbejderanmodninger. At nægte adgang til beskæftigelsesfiler kan kun rejse spørgsmål, som arbejdsgiveren måske ikke ønsker at svare på. Hvis arbejdsgiverne opbevarer personaledokumenter, der indeholder nøjagtige oplysninger, der tidligere er blevet udgivet til medarbejdere, bør der ikke være tvivl om, hvorvidt oplysningerne kan frigives, efter at medarbejderen forlader virksomheden. I god tro giver mange arbejdsgivere medarbejder adgang til personaldokumenter. Denne praksis viser åbenhed om beskæftigelsespolitikker og -registre.
Lovene om adgang til føderal arbejdstager adgang til ansættelseskort er en del af Federal Privacy Act af 1974; Det amerikanske kontor for personaleforvaltning er det agentur, der generelt er ansvarligt for føderale medarbejderposter. Individuelle stater håndterer medarbejdernes anmodninger om adgang til personaldokumenter.
Statslove
Nogle stater har love, der giver medarbejder adgang til personaldokumenter. Andre stater er tavse om, hvorvidt nuværende og tidligere medarbejdere kan gennemgå eller fotokopiere personalematerialer. I de fleste tilfælde kan medarbejdere - nuværende eller tidligere - som har været involveret i undersøgelser på arbejdspladsen, ikke se registreringer vedrørende undersøgelser. Disse poster bør alligevel ikke opretholdes i ansættelsesfilen. De skal forblive i forvaltningen af personaleafdelingen, og kun personale med ansvar for undersøgelsen skal have adgang til undersøgelsesmateriale.
Begrænset adgang
Stater, der har love om medarbejderadgang til personaledokumenter, kan kræve, at medarbejderne indgiver en skriftlig anmodning, og nogle love giver arbejdsgivere mulighed for at begrænse adgangen til bestemte materialer. Californien lovgivningen kræver for eksempel arbejdsgivere at tillade nuværende og tidligere medarbejders adgang til deres filer inden for 21 dage efter modtagelsen af en medarbejderanmodning. Arbejdsgivere, der undlader at overholde Californien statslovgivning i denne sag er underlagt sanktioner, bøder og civile domme for at nægte adgang til medarbejderfiler. Missouri har derimod ikke en statslov, der giver adgang til en medarbejders personalepapir.
