Gap-analyse identificerer forskellene mellem ønskede præstationsniveauer og eksisterende præstationsniveauer. En organisation udvikler programmer og aktiviteter for at lukke disse huller. I forbindelse med gapanalyse er risikoen muligheden for, at noget vil påvirke succesen af programmer og aktiviteter. Organisationer skal identificere og vurdere virkningen af disse risikofaktorer.
Typer af risiko
Risici kan kategoriseres som miljømæssige, økonomiske eller operationelle. Miljørisikoen omfatter bl.a. konkurrence, regulering og økologiske elementer. Finansiel risiko omfatter renter, valutakurser og kredittilgængelighed. Operationsfaktorer er interne for organisationen, såsom produktlinje, budget, produktionsfaciliteter, processer og menneskelige ressourcer. En SWOT (styrker, svagheder, muligheder og trusler) analyse hjælper med at identificere disse risici.
Analyse Risiko
Risici er de faktorer, der påvirker en organisations eller projektgruppes evne til at opnå ønskede præstationsniveauer. Risikokriterier definerer acceptable risikoniveauer. Miljømæssige risikotolerancer kan for eksempel være lave, mens ledelsen måske tolererer finansiel risiko for at maksimere investeringsafkast. Hver aktivitet eller projekt, der er designet til at lukke et præstationsgab, vurderes ud fra disse risikokriterier. En løbende overvågning er nødvendig for at validere risikokriterierne.
Styring af risiko
Risikostyring er en ramme for beslutninger. Det reducerer usikkerheden om at nå de strategiske mål, samtidig med at sandsynligheden for succes øges. Ledelsen kan tage skridt til at eliminere, acceptere eller mindske risikoen. En gabaktivitet kan have en lav sandsynlighed for succes på grund af manglende færdigheder i en organisation. Organisationen kan reducere risikoen ved at udvikle færdighederne. Alternativt kan organisationen undgå risiko ved at annullere aktiviteten eller projektet. En tredje mulighed er at acceptere risikoen og fortsætte med aktiviteten ved hjælp af eksisterende færdigheder.
Lukning af hullerne
Risikostyring hjælper en organisation med at udvikle en omfattende og håndterbar handlingsplan for at lukke præstationsgab. Kvantificering af risikoen gør det muligt for ledelsen at styre investeringer i ressourcer, der er nødvendige for at øge sandsynligheden for succes, og dermed lukke hullerne i præstationsniveauerne. På projektniveau kan teamet for eksempel identificere en mangel på det budget, der er nødvendigt for at opfylde projektleverancerne. Holdet kan enten justere leverancerne for at opfylde det eksisterende budget eller anmode om ekstra penge for at opfylde målleverancerne.
Overvejelser
Risiko er en integreret del af enhver beslutningsproces. Gap-analyse er et værktøj til at identificere de nødvendige handlinger for at opnå ønskede resultater. Når en organisation står over for flere handlingsplaner og projektforslag, kræver ledelsen en metode til evaluering af disse muligheder. For eksempel kan et firma kræve programmer for at opnå et bestemt investeringsafkast eller for at opfylde visse økologiske standarder. Et forudbestemt og konsekvent sæt risikofaktorer er vigtigt for at sikre, at programmer evalueres retfærdigt. Disse risikofaktorer skal kommunikeres tydeligt i hele organisationen. Ellers kan medarbejdere og projektgrupper føle, at de behandles uretfærdigt.
