Ethvert møde eller projekt er mere vellykket, hvis opgaver tildeles under mødet og afsluttes uden for mødet. Ved at følge en simpel formel på 3W (Hvad, hvem og hvornår) for at møde handlinger øges chancerne for at have produktivt arbejde udført uden for mødetid og på tid. Korrekt handlingsopgave kan reducere problemerne i forbindelse med opfølgning. God handlingsopgave vil hjælpe med at teste gode ideer og løsninger på problemer samt implementere beslutninger, der blev truffet under mødet.
Elementer du skal bruge
-
Papir eller Marker Board
-
Pen eller Dry-Erase Markers
Før mødet afslutter, skal du kontrollere eventuelle handlinger, der blev identificeret under mødet, og afgøre, om der også er behov for yderligere opgaver. Start med HVAD handlingerne er. Spørg gruppen "Hvad er de handlinger, vi skal gøre for at opnå store projektresultater?" Dette hjælper gruppen med at forstå, hvad der skal gøres, og hvorfor det er vigtigt for projektet eller holdet. Ved formulering af handlingsobjektet skal du sørge for at bruge handlingsord og være parat til at give nogle detaljer om, hvad der faktisk er nødvendigt for at overveje handlingen, der er korrekt gennemført.
Flyt derefter til WHO vil gøre hver handling ved at spørge gruppen "Hvem er de bedste folk til at gøre disse handlinger?" Hver handling skal gives til nogen, eller det vil ikke blive gjort. Denne, som er et hold eller projektmedlem, accepterer at være ansvarlig og ansvarlig for alle aktiviteter, der kræves for at udføre den tildelte handling. Handlingen kan tildeles den bedst kvalificerede person eller et underhold, eller en person i mødet kan frivilligt gøre handlingen. Hvis handlingen er tildelt nogen udenfor mødet, skal en person i mødet være ansvarlig for at forklare den tildelte handling for den person, der ikke er i mødet.
Gør WHEN-delen, før du flytter handlingerne og videre til mødeafbrydelsen. Spørg gruppen "Hvornår skal disse handlinger ske for at vi kan færdiggøre vores projekter på tid?" Forfaldsdatoen for hver handling skal være en faktisk kalenderdato, når handlingen skal udfyldes for holdet eller projektet for at udføre deres arbejde. Dette bør aldrig stå tomt eller skrevet som ASAP, fordi datoen forsikrer nogen er ansvarlig for at gøre handlingen til tiden. Ved tildeling af en dato vil den person, der tager handlingen, kunne planlægge den nye opgave med deres andet arbejde og være i stand til at afgøre, om der kan være en gyldig grund til, at handlingen muligvis ikke udfyldes af gruppens ønskede dato, før det også er sent.
Efter mødet skal du placere 3W handlingerne i møderegisterne og distribuere til alle, der deltog i mødet, eller som har modtaget en handling. Dette dokumenterer alle handlinger, og hvem der er ansvarlig, samt hvornår handlinger forfalder.
Tips
-
Hvis der skal være et opfølgende møde, når påmindelsen sendes ud for det møde, indgår eventuelle handlinger, der forfalder på den dato samt de sædvanlige mødeoplysninger.
