Når de er færdige, udløber dine leverandørers, freelancers og entreprenørers W-9 formularer ikke. IRS kræver imidlertid, at de udskiftes, når specifikke oplysninger ændres, herunder ændringer i navne, type forretningsenhed eller et skattepligtig ID-nummer. Selvom det ikke kræves af IRS, kan din virksomhed anmode om opdaterede W-9-formularer med det formål at opretholde nøjagtige optegnelser fra dine tjenesteudbydere.
Tips
-
W-9 formularer indeholder vigtige skatteoplysninger om din virksomheds serviceudbydere, og de udløber ikke. Dog kan visse ændringer af oplysninger resultere i, at der kræves en ny W-9.
Formålet med en W-9
IRS W-9-formularer bruges af virksomhederne til at indsamle skatteydernes oplysninger af ikke-ansatte tjenesteudbydere. Finansielle virksomheder bruger også W-9-formularen til indberetning af skattepligtig rente og udbytte betalt til deres kunder. Oplysningerne på blanketten sendes til IRS for at dokumentere betalinger, som virksomheden har foretaget til frilansere, uafhængige entreprenører og leverandører, der blev betalt mere end $ 600 for tjenester udført i løbet af et kalenderår. IRS kræver, at enkeltpersoner udfylder formularen med deres navn, adresse, skat ID-nummer eller socialsikringsnummer og en underskrift. Leverandører og uafhængige entreprenører bliver bedt om navnet på deres virksomhed, typen af forretningsenhed, et medarbejderidentifikationsnummer og en revisors underskrift. Alle tjenesteudbydere skal angive, om de er fritaget eller ikke fritaget for backuphold.
Når New W-9 Form er påkrævet
For at sikre, at indtægter, der indberettes af en virksomhed, svarer til de oplysninger, der er fremsendt på sine tjenesteudbyderes selvangivelser, kræver IRS udskiftning af en eksisterende W-9-form under få omstændigheder. En ny W-9 er nødvendig, hvis en persons navn ændrer sig, f.eks. Efter ægteskab; En adresseændring kræver dog ikke en W-9 udskiftning. En anden grund ville være, hvis en virksomhed skifter fra en type juridisk enhed til en anden. Hvis en enmansvirksomhed for eksempel ændrer sig til en LLC, kræves der en ny W-9-formular. Tilsvarende ville en ændring fra et skatteyderens ID-nummer til et arbejdsgiveridentifikationsnummer kræve en erstatningsblanket.
Ændringer i tilbageholdelse af tilbageholdenhed
IRS kan instruere en virksomhed om at tilbageholde en procentdel af indkomsten udbetalt til specifikke udbydere. Dette kaldes backup tilbageholdenhed. Penge tilbageholdes af virksomheden og sendes til IRS af grunde, der kan indeholde utilstrækkelige skattebetalinger, et forkert skatte-id-nummer eller manglende angivelse af et skatte-id-nummer. IRS kræver en ny W-9 formular, når en virksomhed er beordret til at starte backupholding for en freelancer, uafhængig entreprenør eller leverandør. Udskiftningsformularen skal angive ændringen i backupindhold fra fritaget for ikke-fritaget.
