"Arbejde" plejede at betyde det sted, du gik hver dag lige så meget som det betød, hvad du gjorde der. "At gå på arbejde" betød at klæde sig ud, gå ud af døren og tage en bil eller offentlig transport til en bygning, hvor du tilbragte hele dagen inde, undtagen måske at komme ud til frokost. I dag arbejder mange mennesker fra et bord i deres lokale kaffebar eller i deres spisestue eller et skrivebord oprettet i det, der plejede at være et soveværelse. Men de er ikke freelance eller selvstændige. De forbinder med kolleger rundt om i landet eller endda verden lige så nemt som at gå ind i næste kabine. Velkommen til den virtuelle forretning.
Virtual Business Definition
Betydningen af udtrykket "virtuelle forretninger" har ændret sig dramatisk gennem årene. For nylig som 10 år siden kunne et firma kaldes virtuelt, hvis de outsourcede nogle af deres arbejde til personer, der arbejdede i en anden by. Andre tillod visse jobpositioner at have "virtuelle hold" sammen med deres interne hold. Buzzwords af tiderne var "fjernarbejde" og "telecommuting." For nylig har buzzet handlet om at lade nogle ansatte "arbejde eksternt".
I dag bliver flere virksomheder kendt som "100 procent virtuelle". Det betyder, at der ikke er noget hovedkontor at gå til, og alle i virksomheden arbejder eksternt, normalt alene og ikke i grupper. Medarbejdere spredes ofte over hele landet, og selv i andre lande. Deres placering er ikke vigtigt, så længe de har en telefon og konsekvent adgang til internettet.
Nogle kan ikke forestille sig ikke at have et mursten og mørtel sted, hvor alle går på arbejde. Men det virker så godt for andre, at flere og flere virksomheder begynder at skyde for at blive 100 procent virtuelle.
Hvordan virker en virtuel virksomhed?
Kommunikation er nøglen til at gøre det virtuelle erhvervslivs arbejde godt. Det er almindeligt i dag, at folk kan tjekke deres email og foretage telefonopkald flere gange om dagen, uanset hvor de er. En af de vigtigste fordele ved smartphone teknologi er at kunne holde kontakten nemt, når du er på farten. Virtuelle medarbejdere er nødt til at blive vant til at kontrollere meddelelser mange gange hver dag. Når en klient, kollega eller chef siger, "Jeg sendte dig en email," kan svaret ikke længere være "Jeg har ikke set det, jeg er ude af kontoret." I det mindste skal svaret være: "Lad mig tjekke min email."
Tidligere, da en medarbejder ønskede at arbejde hjemmefra, var ledere og selv kollegaer mistænkelige for, hvor meget arbejde der blev gjort. Daglig kommunikation fjerner den frygt. Medarbejdere kan nemt fortælle hinanden, hvad de arbejder på, og hvor meget de har opnået, samt checke ind hos deres ledere.
Filer kan deles via e-mail. Visuelle som diagrammer, grafer og illustrationer kan scannes og sendes i en fil lige fra en smartphone. Med dokumenter foran hver enkelt person kan de afholde et konferenceopkald for at diskutere det, som om de alle sammen var sammen i et konferencerum. Det behøver ikke engang at være et formelt konferenceopkald. To personer, der har en samtale, kan bare patchere i andre, som de vil snakke med.
Ligesom kollegier og ledere i et fysisk kontor ville være bekymrede, hvis en persons kabine sad ubrugt for dagen uden at medarbejderen ringer syge eller lade nogen vide, at de var ude hos en klient, burde ingen i en virtuel virksomhed ikke regnes for i løbet af dagen.
Der er dog en vis grad af tillid, der kræves i virtuel virksomhed. Ledelsen bør ikke bruge hele deres tid på at holde styr på folk. Pointen er at være produktiv, uanset hvor du er. Og det er let at skelne. Hvis arbejdet bliver færdigt på fristen, er arbejderne produktive. Mange virtuelle virksomhedsejere eller ledere siger, at deres virksomheds produktivitet øges, når de bliver en virtuel forretning.
Ansættelse af de rigtige medarbejdere
Ikke alle mennesker vil klare sig godt i et virtuelt forretningsmiljø. Nogle mennesker skal gå gennem døren på deres arbejdsplads for at komme ind i tankegangen om at være "på arbejde". De kan lide at have travle mennesker i deres travle omgivelser. De kan ikke være så produktive, der sidder alene, alene i et rum og den lokale kaffebar er ikke en levedygtig erstatning for dem.
Visse personlighedstræk viser, at en person sandsynligvis kunne fungere godt i en virtuel forretning:
- Uafhængig og selvsikker arbejder alene.
- Selvstyret, tager initiativ uden at blive fortalt.
- Lidenskabelig om jobbet, og ønsker at arbejde.
- Troværdige, loyale og dedikerede.
Spørgsmålet er selvfølgelig, hvordan genkender du disse træk hos ansøgere? Start med nuværende medarbejdere. Du kender dem, der arbejder godt uafhængigt og dem, der kommer til dig til godkendelse på alt. Dem, der har opholdt sig i jobbet i årevis, og er produktive i stedet for bare at sætte i gang, er loyale og dedikerede. Du kan stole på, at de får arbejde, og der er ingen grund til at forvente, at de ikke vil fortsætte deres arbejdsmoral, når de arbejder næsten.
Når du interviewer nye ansøgere til virtuelle job er egenskaberne, uafhængighed, lidenskab og troværdighed en god måde at indsnævre dine valg på. Så gør du hvad du altid har gjort, når du ansætter: Gå med din tarm.
Fordele og ulemper ved alder
Mange siger, at yngre arbejdere, der er vant til at gøre så meget som muligt online, er ideelle til at arbejde i en virtuel forretning. Såkaldte Millennials, for eksempel, som Pew Research Center for nylig besluttede blev født mellem 1981 og 1996, passer til den beskrivelse.
Etiketter kan dog være farlige. Sandt nok er de fleste mennesker i den aldersgruppe teknologisk tilbøjelige. Ikke alene kender de teknologi, men de tilpasser sig også nemt til ny teknologi. Men først og fremmest er det et stort aldersområde. For det andet skal personlighedskendetegn stadig overvejes.
Kun du kan bestemme, hvor meget erfaring der kræves for hvert job, og i et vist omfang er oplevelsen kommet med alder. Nogen der er 22 og frisk ud af college vil sandsynligvis ikke have løbetiden af en 35-årig og bestemt ikke oplevelsen. Men en ny grad kan have en lidenskab for arbejdet og udmattelsen generelt, der kan gå langt i ethvert arbejdsmiljø.
Det er dog risikabelt at antage, at virtuelle medarbejdere skal være unge. Ældre arbejdere, for eksempel de såkaldte "baby boomers", født mellem 1946 og 1964, betragtes ofte ud af deres element, hvor teknologi er bekymret. Det er selvfølgelig naturligt at holde fast ved det velkendte. Men det betyder ikke, at alle ansøgere af "en vis alder" ikke kan være fremragende virtuelle medarbejdere.
For det første er nogle meget gode med teknologi og elsker det. Dem, der ikke kan lære, hvilke enheder din virksomhed bruger. For det andet har ældre arbejdstagere en tendens til at forblive på arbejde længere og kan være mere loyale og engagerede overordnede. Selv de på eller i nærheden af pensionsalderen plejer at arbejde. De leder ikke efter kampagner eller bruger jobbet som en stepping stone.
Hvis både yngre og ældre arbejdstagere kan bringe fordele til en virtuel forretning, skal du heller ikke glemme dem i midten. Faktum er, alder er sandsynligvis den mindste faktor at overveje, når ansættelse til virtuelle job. At have medarbejdere i alle aldre giver betydelige fordele. Yngre arbejdere er normalt glade for at vise, hvordan man bruger teknologi til alle, der har brug for hjælp. Ældre arbejdstagere har mange års erfaring og viden, som de kan dele for at give indsigt i mange arbejdssituationer.
Job, der fungerer godt, stort set
Mens næsten alt arbejde kan gøres næsten, kan nogle kategorier tilpasses lettere. De, der har haft succes med virtuelle arbejdere, hvad enten de er fuldtids eller deltid, omfatter:
Kreativ: Virksomheder centreret omkring kreativ kunst og skrivning, såsom reklame og forlag, har altid vendt sig til specialister uden for deres virksomhed, når behovet opstod. De havde ikke råd til at holde talentfulde kunstnere på personale, og at arbejde med dem gav dem næsten mulighed for at ansætte folk med forskellige specialiteter og talenter til hver opgave.
Finansiere: Job, der primært er nummerbaseret, som regnskabsførere og finansielle planlæggere, kan gøres fra hvor som helst. Du skal blot sende dem filer eller finansielle dokumenter med korte forklaringer, og de kan tage det derfra. De er vant til at arbejde alene og typisk er ikke folk, der har brug for at få andre omkring dem til at være produktive.
Salg: Udenfor sælgere har altid været tillid til at arbejde, mens de er ude af kontoret. Det er her deres kunder og kundeemner er. Det er nemt at vide, om de er produktive gennem deres salgstal.
Internet: Kernen i internetjob gør dem ideelle til virtuel forretning. Webdesignere, softwareudviklere eller ethvert job på internettet kan gøres næsten.
Uddannelse: Gymnasier og lige videregående skoler har haft online klasser i nogen tid, og nogle er nu helt online. Hvem har ikke taget en træningskurs online? Det bliver den mest populære måde at træne på noget, hvad enten det er nyt job, nyt produkt eller ny procedure. Mange vejledende virksomheder tilbyder online vejledning, selv når studerende og lærer er tusinder af miles fra hinanden.
Kunde service: Mange virksomheder har virtuelle kundeservicere. Kunden forestiller sig sandsynligvis, at de ringer til en fysisk afdeling i virksomheden, men der er ingen grund, at reps ikke kan arbejde hjemmefra. Alt, hvad der er brug for, er en telefon, internetadgang til en kundeservicehåndbog, telefonudvidelser, hvis de skal overføre opkaldet og evnen til at bruge et headset, hvor de er.
Helpdesk: I lighed med kundeservice svarer "help desk" spørgsmål til et it-firma eller enhver, der måtte være nødvendigt for at forklare detaljer til en forvirret kunde. Det skrivebord kan være hvor som helst du kan sætte en bærbar computer og en person.
Mange job kan tilpasses til at arbejde næsten eller en kombination af at komme sammen personligt og arbejde eksternt. Selvfølgelig kræver industrier som fremstilling, hvor fysiske produkter laves på en anlæg, at arbejde udføres på stedet. Men det betyder ikke, at salget, administrationen, økonomien og forvaltningen af faciliteten ikke kan ske næsten.
Virtual Business Address
Hvis du vil give indtryk af at have et fysisk kontor eller blot give dine kunder et sted at sende mail og pakker, tilbyder mange virksomheder denne service. De opkræver typisk månedligt baseret på, hvor meget mail du modtager. De vil give dig en gadeadresse, evnen til at se din mail online og bestemme hvad du skal gøre med hvert stykke. Indstillinger spænder fra at makulere det for at videresende det fysisk til en adresse, du angiver.
Virtual Business Management
Ledere og ejere skal også tilpasse deres tankegang til at drive en virtuel forretning med succes. Den bedste ledelsesstil for alle, herunder ledere, er en blanding af kommunikation, fleksibilitet og tillid.
Mange virksomheder etablerer en slags "alle hænder", der skal foregå regelmæssigt. Måske er det et mandag morgen konferenceopkald for at diskutere hver persons mål for ugen. Da du ikke beder dem om at dukke op personligt, skal alle, der ikke er syge, være i stand til at "deltage" i et konferenceopkald.
Bestem, hvordan du vil have hver medarbejder til at rapportere ind, og hvornår, i løbet af resten af ugen. Hvis du fortæller alle medarbejdere om at ringe til dig hver dag for at fortælle dig, hvor de er og hvad de er ved at gøre, bliver dit arbejde forstyrret af telefonopkald hele dagen. At bede dem om at e-maile dig med oplysningerne giver dig mulighed for at læse det for din bekvemmelighed. En ugentlig tjekliste, der indeholder alle navne, vil være let at afkrydsningsfeltet, når hver af dem rapporterer den pågældende dag.
Men der er et ekstra element af tillid krævet af ledere i en virtuel virksomhed. Du kan ikke se ud og se hvem der er i deres kabinetter på et givet tidspunkt. Du skal være i stand til at stole på, at medarbejderne gør, hvad de siger, de laver. Hvis produktiviteten er den samme eller bedre end den var, arbejder din virtuelle forretning.
