Effektive forretningsbrev er et vigtigt redskab i hver virksomheds arsenal. Hvad enten det er meningen at sælge et produkt eller en tjeneste eller blot at introducere forfatteren selv, skal et effektivt forretningsbrev have nogle få grundlæggende egenskaber for at få en læser til at reagere positivt. Brevet skal kalde modtageren til handling og overbevise ham om at gøre hvad forfatteren ønsker. Alle effektive forretningsbrev har visse kvaliteter til fælles.
Komplet Information
En effektiv forretningsbrev har alle de oplysninger en læser har brug for til at handle hensigtsmæssigt. Brevet angiver klart, hvem brevet er fra, og hvor og hvordan man skal reagere. Det hedder, hvad brevet handler om, når der skal træffes foranstaltninger, hvor den handling skal tages, og hvorfor der skal træffes foranstaltninger nu. Erhvervsbrevet er fyldt med oplysninger og efterlader ingenting. Det har en klar opfordring til handling og fortæller modtageren, hvordan man udfører denne handling.
kortfattethed
Den effektive virksomhedsbogstav er ikke blomstrende eller udsmykkede. Det er ekstra og til det punkt. Der er ingen spildte ord. Sproget er koncist i sin levering, så læseren kun er tilbage med den nødvendige information. Et forretningsbrev er ikke et sted at vise store ord eller poesi. Effektive forretningsbrev er korte og til det punkt.
Fordele, ikke funktioner
Effektive forretningsbrev fokuserer på fordelene for modtageren, ikke produktets eller informationens egenskaber. Det svarer spørgsmålet til læseren: "Hvad er der for mig?" Et forretningsbrev tager højde for de tidsbegrænsninger, der lægges på læseren og de behov, som læseren bringer til bordet. Det henvender sig til dem, hvilket gør det let for læseren at tage den ønskede handling. Erhvervsbreve fokuserer på, hvordan brevforfatteren kan hjælpe læseren, ikke hvorfor læseren skal hjælpe forfatteren.
Specificitet
Brug specifikt sprog, når du skriver forretningsbrev. Fortæl læserne, hvad de kan forvente af produkter, tjenester eller virksomheder. Brug ikke vagt sprog, der kan lade dem gætte. Brug eksempler om nødvendigt for yderligere at afklare sprog for at gøre forretningsbrevet klart for læseren. Hvis et løfte er lavet i et brev, skal du være sikker på, at virksomheden kan sikkerhedskopiere det. Brug også handlingsord i stedet for passive verber for at give dine sætninger styrke.
Klarhed
Undgå at bruge jargon, medmindre det er absolut nødvendigt for at kommunikere klart. Det er vigtigt at præcisere præcis, hvad brevet giver, og hvad brevet spørger læserne om at gøre. Hvis ikke, kan læseren ikke tage den ønskede anmodning, og brevet vil ikke være effektivt. Brug klart, stærkt sprog til at understrege, hvad læseren skal gøre efter at have læst forretningsbranchen. Korte sætninger med stærke, brugbare værker anbefales at tilskynde læseren til at handle.
Etikette
Sørg for at følge korrekt etikette i forretningsbrev. Sørg for at finde ud af det korrekte navn og stavning af den person, der modtager brevet. Adressér dem korrekt. Reagere på alle bogstaver, der kræver et retur svar. Ved at følge ordentlig etikette viser en forretningsmand, at han har den rette respekt for den person, han skriver til. Denne respekt kan gå langt i retning af, at læseren af brevet tager opfordringen til handling.
Korrekthed
Fra formateringen af brevet til modtagernes hensigtsmæssighed skal en forretningsbrev slå mange korrekte noter for at være effektive. Vær sikker på at den er sendt til den rigtige person, i den rigtige afdeling, hos det rigtige firma. Vær sikker på at brevet går til den rigtige person for at tage den handling, som brevet beder ham om at tage. Læs bogstavet og bedøm, om sproget er korrekt for den person, du sender den til - hverken for formel eller uformel. Når du er klar til at sende den ud, skal du dobbelte tjekke formatering en sidste gang for fejl.
