For at dit kontor skal kunne køre effektivt og effektivt, skal du kunne planlægge dine aftaler korrekt. At give for meget tid til at passere imellem udnævnelser vil spilder dyrebar tid og reducere produktiviteten. På den anden side kan overplanlægning aftaler føre til lange ventetider, som vil irritere kunder og muligvis få dem til at stå op og gå ud. Der er et par ting, du skal overveje at oprette en tidsplan, der vil gavne alle.
Bestem, om du vil bruge en aftalebog eller et softwareprogram. Begge er lige så effektive, selvom computeren kan trække op information meget hurtigere end at søge efter det i en bog. Aftalebøger og softwareprogrammer er bredt tilgængelige i butikker og online. En anden mulighed er at bruge en gratis web-baseret kalender til din planlægning; Dette giver fordelen ved adgang fra enhver computer.
Bloker ud alle de dage, dit kontor bliver lukket. Dette kan omfatte weekender, helligdage, ferie datoer og enhver anden begivenhed, der kan få kontoret til at blive lukket. Blokerer disse datoer i forvejen vil sikre, at du ikke ved et uheld booker aftaler, når ingen vil være der.
Bloker ud de timer på dagen, hvor du ikke tager aftaler. For eksempel kan du ikke begynde at tage aftaler før efter kl. 9.00. Så kan du tage en time til frokost fra middag til kl. Din dag på kontoret kan slutte kl. 17, så du vil ikke planlægge nogen aftaler efter kl. 16.30.
Bestem den tid, du har brug for til hver aftale. En læge kontor kan sætte sin tid i femten minutters blokke, mens en frisørsalon kan vælge 30 minutter. Hvis en aftale vil tage længere tid end det, kan to blokke opsættes til en person. For eksempel kan en perm tage en time. En frisør kunne afsætte to halv time klokkeslæt for den ene kunde.
Lav udnævnelserne ud fra kundens behov. Hvis kunden skal være hjemme senest kl. for hendes børn at komme ud af skolebussen, vil du planlægge hende for en kl. aftale. Altid gøre dit bedste for at imødekomme kunden.
Tips
-
Giv altid kunden en aftale kort for at minde ham om hans fremtidige aftale. Ring alle udnævnelserne dagen før, så du kan bekræfte, at de stadig kommer.
Advarsel
Hvis du debiterer for no-shows, skal du lade kunderne vide det, når de planlægger deres aftale.
