I et kontormiljø er det vigtigt altid at opretholde en professionel opførsel. Punktmæssigt er afgørende, og ethvert forsøg skal gøres for at komme frem til tiden. Medmindre du forventer et vigtigt opkald, skal mobiltelefoner slukkes eller sættes på vibrere for ikke at forstyrre kontoret. Kjole i den rigtige beklædning til den type virksomhed, der udføres. For eksempel iført jeans i et professionelt kontormiljø, ville blive betragtet som upassende, men jeans kan være acceptabelt tøj i et byggekontor.
Kunde service
En af de vigtigste faktorer i kontorprocedurer er, hvordan kunder behandles, når de ringer eller besøger kontoret.
Når man beskæftiger sig med kunderne personligt, er det en god ide at hilse på personen med et smil og være opmærksom på deres behov. Hvis en kunde kommer ind med en klage lytte opmærksomt, men ikke bliver defensiv, konfronterende eller forstyrret, vil den kun tjene til at eskalere situationen. Vis ægte bekymring om ansigtsudtryk eller kropssprog, når en kunde klager. Hvis kunden ranter, lad dem rive - prøv ikke at stoppe dem eller snakke over dem. Når de har stemt deres klage, svarer de roligt ved at fortælle dem, hvad du har til hensigt at gøre for at hjælpe dem eller til hvem du vil henvise dem, og hvordan denne person vil være i stand til at hjælpe med at løse problemet.
Telefon Etiquette
Fordi personen i den anden ende af linjen ikke kan se dig, skal telefonerne besvares på en optimistisk måde. Personen i den anden ende skal kunne høre "smil" i din stemme. Altid besvare indgående opkald med navnet på virksomheden, og pas på at oplyse firmaets navn, så det er forståeligt. Nogle gange er det nødvendigt at screene opkald, før de videresendes til modtageren. Foretag alle forsøg på at få personens navn rigtigt. Hold et notesblok praktisk, hvis du vil skrive ned opkalderens navn i tilfælde af afbrydelser, eller modtageren ikke svarer, og opkaldet bliver sendt tilbage. Dette vil gøre det muligt at adressere opkalderen direkte.
Interaktion med andre ansatte
Det er aldrig en god idé at diskutere personlige problemer med andre medarbejdere eller blive involveret i kontorskvaller. Politik og religion bør undgås som emner for kontorsamtale.
Vær altid respektfuld, når du adresserer andre medarbejdere. En god tommelfingerregel er, at hvis den person, du adresserer er underordnet, er det ok at henvende dem efter deres fornavn, men en vejledende eller leder skal behandles som Mr. eller Ms, medmindre de beder om at blive behandlet af deres første navn.
Organisation
Arbejdsområdet skal altid være rent, pænt og organiseret. Hvis du er syg eller væk fra kontoret af en eller anden grund, kan en person muligvis hente oplysninger fra dit skrivebord og skulle ikke "rumme" gennem alt i dit arbejdsområde for at finde det, de leder efter. Det er også vigtigt ikke at holde personlige genstande i eller på dit skrivebord, fordi en person ved et uhell "snuble" over noget, du ikke ønsker at blive offentligt.
Detaljeorienteret
Hvis arbejdet kræver flere trin for at afslutte, er det en god ide at lave en tjekliste og afkryds hver enkelt vare, da den er færdig. Ligegyldigt hvilke opgaver der er lagt opmærksom på detaljer er afgørende for at gøre et godt stykke arbejde.
Hvis oprettelse af dokumenter er en del af jobbet, skal du sørge for at udføre en stave- og grammatikkontrol på hvert dokument. Uanset hvad jobbet kræver, er det altid en god ide at dobbeltsjekke arbejdet, inden det bliver slået ind.
