Dataindtastning er måske et af de vigtigste aspekter af virksomhedens succes. Når data er tilføjet korrekt, kan de formidlede informationer hjælpe ledere planlægge fremad, bestemme mål og hjælpe med at afhjælpe mangler. Når oplysninger indtastes i computersystemet med fejl, er konklusionerne skævt og unøjagtige, for bedre eller værre. Den nøjagtighed og effektivitet, som dataindtrængende operatører indtaster oplysninger, er derfor af største vigtighed.
Indledende indgang
Dataindtastningsoperatører indlæser data indledningsvis i systemer, der repræsenterer enten forretningsmål eller information. Nogle gange forbliver disse data relevante, men det falder ofte over tid. Af denne grund skal dataregistrering fagfolk indtaste nye oplysninger på en revolverende basis. Hvis de oprindelige oplysninger er forkerte, risikerer virksomheden at have dobbelt poster, der skaber mere arbejde end nødvendigt. Når dette sker, kan administratorer måske manuelt skure og rense forældede og unøjagtige oplysninger. Hvis de indledende oplysninger er korrekte, skal dataindtasteren kun indsætte nye data for at oprette opdateringen.
Data Entry Validation
Nogle virksomheder beskæftiger brugen af dataindtastningsvalideringsprogrammer, hvilket reducerer chancerne for, at forkerte data indføres i systemet. Det tager i starten tid mere tid end de systemer, der ikke dobbelt- eller tredobbelt-tjekker. På lang sigt kan valideringsprogrammerne spare virksomheden værdifuld tid og penge ved at reducere behovet for at vende tilbage til gamle journaler og rette tidligere fejl. I et valideringsprogram skal dataindtasteren verificere de indtastede oplysninger mere end en gang inden den accepteres. Nogle programmer tillader kun numeriske indtastninger i bestemte felter på en formular og omvendt.
Softwareprogrammer
Ikke alle dataindtastningsnøjagtighedsproblemer er menneskeskabte. Billige og ineffektive datavalideringssoftwareprogrammer kan have fejl, programmeringsmangler og andre problemer. Større organisationer kræver mere præcise og nøjagtige datalagringsprogrammer, mens mindre virksomheder muligvis ikke har brug for sådanne strenge krav. Den afgørende faktor er, hvordan en billig eller dyr datakontrolpakke påvirker en virksomheds bundlinje. Uanset om programmet savner et par tegn eller misinterpreterer et decimaltal, kan det være forskellen mellem et par pennies og tusindvis af tabte dollars.
Stigende værdi
Når ukorrekte data forbliver i en virksomheds database, kan det påvirke dets fulde værdi negativt. Forældede oplysninger, som forældede udlejningsmeddelelser eller gamle vurderinger, der ikke er opdateret, kan få et selskab til at virke mindre rentabelt end det rent faktisk er. Dette kan negativt påvirke en virksomhedsejeres evne til at få finansiering i fremtiden, for at få mere forretning eller at sælge på et senere tidspunkt. At holde nøjagtige optegnelser og ajourføre dem dagligt er afgørende for at opretholde og øge virksomhedens værdi.
