Effektivt at producere produkter af høj kvalitet til fortjeneste og forblive inden for rammerne af love og regler kræver konsistens i driften. Mange virksomheder hjælper sig selv ved at indføre standard operative procedurer eller SOP'er, som giver trinvise anvisninger til implementering af vigtige procedurer. SOP'er hjælper med at sikre nøjagtighed og kvalitetskontrol. De er brugt i en række virksomheder og organisationer, især i regering, produktion, forskning og udvikling, laboratorier og akademi. Fordi enkelte enheder inden for virksomheder har mange procedurer, har de hver især forskellige SOP'er. Så det er nyttigt at forsyne lederne af hver enhed med en SOP-skabelon, som giver udgangspunkt for at skrive deres egne procedurer og SOP-manualer. SOP skabeloner giver alle de vigtige komponenter, som hver procedure har brug for.
Guide SOP forfattere til at bestemme, hvilken type procedure der skal skrives. Skabelonen skal give dem et let beslutningstagningsværktøj baseret på antallet af beslutninger, som arbejdstagere skal træffe for at gennemføre procedurer. Rådgive om, at rutinemæssige procedurer, der kun er korte, kræver, at arbejderen tager nogle domme og kan skrives ud i et enkelt trin format. For eksempel: Gør A, B derefter C. Bemærk, at lange procedurer, der kræver nogle få beslutninger, kan bruge et hierarkisk trinformat, fortæller medarbejderen i hvilken rækkefølge proceduren skal gå, og indeholder ofte subsystemer, der skal udføres for at fuldføre hele opgaven. Tilby eksempler på flowcharts eller infographics til at beskrive procedurer, der er komplicerede, lange og kræver flere beslutninger. For eksempel: Gør A. Hvis "normal" gør B, C og D. Hvis "unormal" gentages A for at bekræfte og derefter gøre E, F og G.
Beskriv møtrikker og bolte for at skrive hver procedure. For eksempel bør hver procedure have en titel, formål, omfang og metoder og ansvar for at gennemføre proceduren. Opmuntre eller kræve SOP-forfattere at anvende en ensartet navngivningskonvention for titlingsprocedurer. Rådgive dem om at afgøre omfanget af proceduren, som hvem proceduren gælder for, hvornår og under hvilke omstændigheder. Du kan også beskrive, hvornår du ikke bruger hver procedure. I afsnittet Metoder og ansvar skal du angive trin-for-trin-protokollen om udførelse af en procedure. Skabelonen skal give enkle, korte sætninger med aktionsværker.
Giv definitioner og ressourcekrav. Hver procedure skal have en sektion, der definerer de udtryk, der anvendes i dokumentet, og stavning af eventuelle akronymer. Derudover skal det fortælle medarbejderne hvilke dokumenter, udstyr eller andet materiale de skal udføre proceduren. Henvis til eventuelle andre beslægtede procedurer, som arbejdsgiverne enten skal udføre tidligt eller skal være opmærksomme på for at fuldføre opgaven. Glem ikke andre vigtige komponenter, skabelonen skal have. Disse omfatter den effektive dato for proceduren og den sidste dato, proceduren blev gennemgået.
Tips
-
Afhængigt af din virksomhed kan det også være vigtigt at tildele et sikkerhedsniveau til SOP for at præcisere, hvilket niveau af myndighed der kræves for at udføre proceduren. Brug skabelonen til også at beskrive forholdene under hvilke medarbejderen pålideligt kan udføre proceduren på en sikker måde.
Advarsel
Indhold altid vejledning om sundhed og sikkerhed eller lovbrud, hvor det er relevant. Giv et sted i skabelonen og anvend metoder til at fremhæve vigtige advarsler, som f.eks. Fed skrift eller sideboksning af disse meddelelser. Beskriv, hvad der ville ske, hvis proceduren ikke følges eller følges forkert, uanset om det medfører personskade, tab af liv, skade på udstyr, defekte produkter, bøder, retssager eller lukning af virksomheden.
