Arbejdsgivere bruger en medarbejderens IRS-formular W-4 til at bestemme mængden af føderal indkomstskat for at tilbageholde fra hans løn. Denne formular giver arbejdsgiveren den civilstand og antallet af pårørende, som medarbejderen hævder. Arbejdsgiveren er også i stand til at tilbageholde et ekstra dollarbeløb, som angivet af medarbejderen. Denne vitale form indgår sædvanligvis i papirarbejdet udfyldt af nyansatte medarbejdere.
Krav
Arbejdsgivere skal have en udfyldt W-4 på fil for hver medarbejder. Denne formular skal udfyldes, inden en medarbejder begynder at arbejde og får virkning for medarbejderens første lønperiode. Blanketter findes også på spansk. En arbejdsgiver kan modtage W-4 formularer elektronisk.
Udløb
W-4 formularer udløber ikke; De forbliver i kraft, indtil medarbejderen fuldender en anden W-4. Medarbejdere, der ikke skal have skat tilbageholdte, skal færdiggøre en ny W-4 senest den 16. februar hvert år. Hvis medarbejderen ikke sender en W-4 videre med sin fritagne status, skal arbejdsgiveren tilbageholde indkomstskatten som om han er single uden forsørgerpligt.
IRS Review
IRS kan anmode om at inspicere en arbejdsgivers W-4 formularer. Hvis IRS sender en repræsentant til en arbejdsgiver, vil de se på originale W-4-formularer for nogle eller alle virksomhedens medarbejdere. Alternativt kan IRS bede arbejdsgiveren om at indsende papir eller elektroniske kopier af W-4-blanketterne til udvalgte medarbejdere eller hele arbejdsstyrken. Efter en gennemgang kan IRS informere arbejdsgiveren om, at en medarbejder ikke har ret til det tilbageholdte, han havde hævdet. Meddelelsen fra IRS meddeler arbejdsgiveren den korrekte tilbageholdelse for den pågældende medarbejder og den dato, hvor arbejdsgiveren skal overgå til denne tilbageholdelse.
Stedfortræder Formularer
En arbejdsgiver kan bruge en form for eget design som en erstatning, så længe det indeholder det nøjagtige sprog som IRS-formular W-4. Substitutionsformularen er nødvendig for at opfylde alle IRS krav. Medarbejderudformede W-4-formularer er ikke gyldige.
W-4 formularer kan downloades fra IRS hjemmeside eller bestilles pr. Telefon: (800) 829-3676. Blanketterne kan også købes i bulk fra kontorforretninger.
