Finansafdelingen i et selskab har ansvaret for at tage regnskabsdata og oprette rapporter, som lederne i virksomheden - helt op til administrerende direktør - har brug for til beslutningstagning. Informationsteknologi eller IT refererer til de softwareværktøjer og computersystemer, som virksomheden bruger til at automatisere disse funktioner og organisere datastrømmen for at forbedre ledelsesteamets beslutningstagningsmuligheder.
Enterprise Resource Planning
Selv meget små virksomheder bruger regnskabspakker, der genererer finansielle rapporter som resultatopgørelser og pengestrømsopgørelser. Denne enkle form for IT gør det muligt for en lille virksomhedsejer at spare regnskabstid og få ledelsesrapporter til rådighed på et mere rettidigt grundlag. Mid size og større virksomheder bruger mere sofistikerede it-systemer kaldet enterprise resource planning eller ERP, som er grupper af software moduler, der tjener behovene i alle funktionelle områder af virksomheden. Som navnet antyder, hjælper ERP virksomheden med at planlægge brugen af sine ressourcer, en proces, som finansafdelingen fører tilsyn med.
Hurtigere strøm af information
IT-systemer gør det muligt for et firma at forbinde alle afdelinger inden for organisationen. Oplysninger, der genereres af produktions-, marketing- og finansdivisionerne kan deles for eksempel. Disse oplysninger er tilgængelige i realtid, hvilket betyder, så snart det er oprettet på systemet. Adgang til det kræver ikke meget forskning eller manuel indsats. Det tidsfinansierede personale plejede at "grave" for de numre, de havde brug for, nu kan bruges til at analysere og tolke informationen - finansens primære rolle i organisationen.
Tilpasset rapportering
IT-systemer, der anvendes af finansafdelingen, har en rapport, der genererer funktionalitet, der fremskynder processen med at producere ledelsesrapporter. Systemet giver en vis grad af tilpasning - rapporterne kan konfigureres ud fra ledelsens specifikke behov. Automatisering af disse rapporteringssystemer betyder, at rutinemæssigt genererede rapporter, som dem, der produceres i slutningen af hver måned, kan oprettes hurtigt. Med mange af de beslutninger, som ledelsen skal gøre, er tiden afgørende. IT-systemer adresserer dette behov for hurtig, tilpasset rapporteringsevne.
Samarbejde
Mange organisationer udnytter samarbejdsindsats på tværs af afdelinger, og begrebet hver afdeling drager fordel af andre afdelings ekspertise. Finansgruppen fungerer som interne konsulenter til andre afdelinger inden for organisationen. Når alle afdelinger bruger et centraliseret it-system, falder det de barrierer, der tidligere blokerede informationsstrømmen. Virksomheden har nu en centraliseret database, som alle medarbejdere kan få adgang til - underlagt visse sikkerhedsregler. I tilfælde af et firma med flere kontorer eller internationale divisioner sparer denne mulighed for adgang til de samme oplysninger fra hele verden klokken og forbedrer effektiviteten. Hvis finansiering kræver produktionsdata til at oprette en rapport til et kommende bestyrelsesmøde, kan operatørpersonalet hurtigt overføre dataene i det format, som finansafdelingen kræver og forstår.
Bedre prognoser
Bedre prognoser betyder at producere en prognose, der er en mere præcis forudsigelse af, hvad virksomhedens økonomiske resultater sandsynligvis vil være. Finansmedarbejdere har brug for adgang til dybtgående oplysninger for at skabe prognosemodeller, der skildrer, hvordan organisationen rent faktisk virker. At have adgang til oplysninger fra alle segmenter i virksomheden gør nøjagtige prognoser meget lettere. Finansiering har reel information og behøver ikke at stole på gætteri, når der skabes forudsætninger for prognosen.
