Din organisation har netop oprettet et nyt program, og du skal lade dine kunder vide om det. Den nemmeste måde at gøre dette på er at sende hver klient et brev, der informerer ham / hende om programmet. For at få kundens opmærksomhed skal dit brev være engagerende for at læse det, og dit brev skal være informativt, så han / hun vil forstå præcis, hvad programmet handler om. Selvom programmet vil gavne din klient, har folk en tendens til at være tilbageholdende med at læse direkte mailinger, så du skal finde den rigtige balance mellem information og overtalelse.
Indtast datoen og spring over en linje. Brug funktionen Mail Merge på dit tekstbehandlingsprogram til at tilføje i klientens navne og adresser, eller slip dem, hvis du foretrækker et generelt brev.
Spring over en ekstra linje og skriv "Kære Mr./Ms. (Klientnavn)" efterfulgt af et kolon eller skriv "Kære Valgt Klient" efterfulgt af et kolon til en generel hilsen. Husk dog, at folk er mere tilbøjelige til at læse meddelelser, der er adresseret specifikt til dem, så hvis du kan tilføje i kundens navne og adresser, skal du gøre det.
Start brevet med noget, der vil gribe kundernes opmærksomhed. Et relevant faktum eller statistik kan interessere dem; for eksempel. "Vidste du, at du kan sikre dine børn for $ 50,00 om måneden på vores nye program?" Begyndende med en direkte fordel som denne vil fange kundernes opmærksomhed og opfordre dem til at læse mere.
Giv de generelle detaljer om programmet. Giv tilstrækkelig information om, at klienterne kan træffe en velinformeret beslutning, men ikke så meget, at du vil overvinde dem med fint print. Fortæl dem, hvor de kan få detaljerne; for eksempel placere på dit websted detaljer og et velkomstpakke sammen med programmet ansøgning.
Fortæl kunderne hvad de skal gøre, hvis de er interesserede. Giv et telefonnummer eller et websted, hvor de kan tilmelde sig. Giv relevante datoer, steder og deadlines, hvis det er relevant.
Luk brevet ved at skrive "Med venlig hilsen", og spring over tre linjerum. Indtast dit navn. Udskriv bogstaverne på din organisations websted og underskriv dit navn over dit indtastede navn i hvert brev. Hvis du ikke kan underskrive hver kopi, skal du lave et billede af dit navn og indsætte det i dokumentet, så når du udskriver bogstaverne, vil de hver have en "signatur".
