Dokumentarkivering er lagring af dokumentation, der ikke længere er aktivt, men organisationer skal opbevare denne dokumentation som en type historisk rekord. Typisk kan organisationer og virksomheder arkivere dokumenter, men enkeltpersoner kan også arkivere dokumentation af forskellige årsager. En række overvejelser og metoder er forbundet med dokumentarkivering. I nogle tilfælde vil en organisation have et sæt af veldefinerede politikker til styring af dokumentation, hvor organisationen beskriver en arkiveringsprocedure. Organisationer kan gemme forskellige medietyper, herunder elektronisk, med relativ lethed.
Formål
Organisationer arkiverer dokumenter af forskellige årsager, i de fleste tilfælde relateret til organisationens overordnede formål eller rolle. Organisationer arkiverer ofte dokumentation, fordi det er af kulturel eller historisk betydning. Alternativt kan en virksomhed have en juridisk eller økonomisk grund til at holde en pålidelig oversigt over tidligere dokumentation, for hvilken arkivering er den mest effektive styringsmetode.
Overvejelser
Enhver organisation med et behov for dokumentarkivering skal nøje overveje sine procedurer. Afgørelsen om hvilken dokumentation der skal arkiveres, både hvad angår tidligere og igangværende operationer, er naturligvis den primære overvejelse. For den igangværende dokumentation en organisation producerer, kan organisationen komme frem til en slags tidsplan for arkivering. Arkiveringsmetoderne varierer også, og avanceret inden for computerteknologi har introduceret et væld af nye værktøjer, der i mange tilfælde giver effektive og omkostningseffektive løsninger.
Værktøj
Fra 2011 er softwareværktøjer til dokumentarkivering steget, hvilket giver organisationer flere muligheder for at arkivere til lavere omkostninger. Organisationer kan bruge softwarearkivering som et værktøj, ikke kun for dokumenter, som de opbevarer i elektronisk form, men også til papirdokumentation og andre medier. Organisationer kan scanne eller konvertere ikke-digitale genstande til opbevaring i elektronisk form, hvilket reducerer mængden af fysisk plads, der kræves til effektiv registrering.
Risici
Risici er forbundet med ethvert dokumentarkiveringssystem, og organisationer skal overveje disse, når de opretter organisationsarkiveringspolitik. Fordelen ved at lagre dokumentation i elektronisk form er kun gyldig, hvis arkiverne er sikre. Organisationer skal derfor anvende passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte stabiliteten og sikkerheden i et arkiv, hvilke arkiveringsværktøjer og -tjenester adresserer på forskellige måder.
Fordele
Fordelene ved at have et effektivt dokumentarkiveringssystem er steget med fremkomsten af teknologiske løsninger. Elektroniske optegnelser optager mindre fysisk plads og kan i nogle tilfælde ikke engang opholde sig i en virksomheds eller organisations hovedfaciliteter. For eksempel kan nogle organisationer bruge en ekstern dokumenthåndteringstjeneste. En anden fordel ved at bruge elektroniske optegnelser er, at organisationer nemt og hurtigt kan arkivere indhold, når det er nødvendigt, ofte i et søgbart elektronisk format.
