De fire kommunikationskomponenter er kodning, dekodning, transmissionsmedium og feedback. Afsenderen af en personlig eller erhvervskommunikationsbesked koder og sender den via et eller flere medier til modtageren, som dekoder det og reagerer ved at give feedback. I erhvervslivet får effektiv kommunikation tilbud, der gør det muligt for ledere at motivere deres medarbejdere og hjælper virksomheder med at interagere med deres interessenter. Dårlig kommunikation kan resultere i lav moral, tabt produktivitet og manglende tillid.
Kodning
Den første kommunikationskomponent er kodning, som er oversættelsen af ideer og begreber til symboler og gestus. Afsenderen begynder ved at beslutte, at meddelelsen skal sendes. Gode ideer bliver ofte tabt, hvis kodningsprocessen er bøjet. For eksempel kan samtaler, der er forvirret af irrelevante fakta og ufuldstændig logik, gøre det umuligt at få en klar og produktiv dialog om fakta, ifølge professor John P. Kotter fra Harvard Business School og professor Lorne A. Whitehead, professor i British Columbia. Vildledende kommunikationsstrategier, som frygtmongring, kan skabe angst for imaginære risici, der også kan gøre folk til en god ide. Forretningsforfatter Theodore Kinni skrev i Harvard Business School Arbejdsviden om, at kommunikationsmagten kan maksimeres ved at fortolke fakta og ikke blot recitere dem, og ved at bruge følelser og symboler til at forstærke meddelelser og øjeblikkeligt forbinde med medarbejdere.
Medium
Den kodede besked overføres via et medium eller en kanal. De to grundlæggende businesskanalkategorier er mundtlige og skriftlige. Mundtlig kommunikation kan udføres via telefon eller ved hjælp af internetbaserede teknologier som virtuelle telekonferencer og webcasts. Skriftlig kommunikation omfatter rapporter og notater om traditionelle papirbaserede medier eller på elektroniske medier. Orale kanaler er hurtigere, fordi afsenderen og modtageren kan bruge verbale og ikke-verbale tegn til at sende meddelelser og give svar næsten øjeblikkeligt. Det er derfor, at ledere rejser over hele verden for at indgå forretningsaftaler, fordi etablering af personlig berøring og tillid kan være svært ved hjælp af e-mails og virtuelle møder.
afkodning
Afkodning er jobbet af modtageren af meddelelsen. Det indebærer tolkning af de verbale og ikke-verbale meddelelser, der sendes af afsenderen. For vellykket erhvervskommunikation skal kodnings- og afkodningsprocesserne synkroniseres. Dette kræver tillid mellem modtageren og afsenderen. Kulturelle forskelle spiller ofte en rolle i opbygningen af denne tillid, især i fortolkningen af ikke-verbale kommunikationer. For eksempel kan man pege med en finger i Nordamerika, men anses for uhøfligt i mange dele af Asien.
Feedback
Feedback er det sidste trin i kommunikationsprocessen, hvor modtageren reagerer på afsenderens besked. Dette signal kan være verbalt - for eksempel "Ja, jeg synes det er en glimrende idé" - eller ikke-verbal, som et suk eller en lang pause for at angive uenighed. Tilbagemelding gør det muligt for afsenderen at tage korrigerende handlinger ved at videresende eller omformulere en misforstået meddelelse. Imidlertid skal tilbagemeldinger leveres hurtigt, fordi forsinkelser kan dræbe forretningsideer og føre til tabte forretningsmuligheder.
