Kvalitetskontrol er en vigtig del af at hjælpe små virksomheder med at vokse og trives, fordi de giver en måde at vurdere virksomhedens effektivitets- og omkostningsstyringsstrategier på. Uanset om revisionen fokuserer på produkter eller processer, hjælper resultaterne ledere med at bestemme, hvor godt strategierne virker, identificere den underliggende årsag til problemer og om nødvendigt tage korrigerende handlinger. At vide, hvordan man gennemfører en intern kvalitetsrevision, er et vigtigt skridt for at sikre succesen med din virksomhed.
Indledende gennemgang
De trin, du tager før du foretager en kvalitetsvurdering på stedet, kan bestemme revisions effektivitet. Processen starter ved at formulere en detaljeret revisionsplan, der fungerer som et køreplan for at gennemføre en undersøgelse på stedet. Angiv tidslinjen, omfanget af revisionen og revisionsstedet. Indsamle og gennemgå skriftlig dokumentation, herunder kvalitetsstyringspolitik for produktet eller processen, standard driftsprocedurer og manualer. Beslut om og udarbejdelse af en foreløbig liste over personlige interviews for at gennemføre under selve undersøgelsen. Husk, at en foreløbig liste, som typisk omfatter afdelingsleder eller tilsynsførende og nøglemedarbejdere, kan udvides i den aktive revisionsfase.
Samle revisionsdokumenter
Hvert revisionsmedlem skal have en kontrolcheckliste samt formularer eller en båndoptager til registrering af oplysninger under personlige interviews. Hvert medlem bør også have referencedokumenter, som f.eks. Kopier af standardoperationer. En tjekliste er afgørende for registrering af oplysninger og observationer, samt for at sikre, at du ikke glemmer noget. Mens specifikke tjekliste-elementer varierer afhængigt af afdelingen, produkt eller proces, der revideres, består tjeklisten typisk af sektioner, evalueringspunkter inden for hver sektion, et bedømmelsessystem og et mellemrum til kommentarer. Fælles afsnit omfatter afdelingsorganisation, det fysiske arbejdsmiljø, kvalitetssystemkomponenter som SOP'er og præstationsprøvning.
Gennemførelse af kontrol på stedet
Undersøgelsen på stedet fokuserer på at indhente de oplysninger, du skal bruge for at afgøre, om den pågældende afdeling overholder kvalitetsstandarderne og følger etablerede kvalitetskontrolprocedurer. Denne fase består af handlingstrin, herunder observation, testning og gennemførelse af personlige interviews. Oftest gennemfører revisionsholdet visse opgaver, som f.eks. Præstations- eller kvalitetsprøvning og personlige interviews bag scenerne. Dette hjælper holdet med at undgå at forstyrre den daglige drift så meget som muligt. Det er vigtigt at forstå, at det som med personlige interviews kan både en revisionsplan og tjekliste udvides i omfang og dybde af evalueringen afhængigt af hvad du opdager i den aktive revisionsfase.
Afslut og Opfølgningsaktiviteter
Det "rigtige" arbejde starter, når den aktive fase af revisionen er afsluttet. Den sidste fase af en kvalitetsrevision starter med et møde for at gennemgå, adressere og bestemme de nødvendige skridt til at rette op på kvalitetsproblemer og problematiske områder. Opret en ledelsesrapport med oplysninger om disse oplysninger. Når ejeren og lederne er færdige med at gennemgå revisionsresultaterne, skal der afholdes et strategimøde, der fokuserer på at analysere og beslutte, hvordan - og undertiden om - at inkorporere løsninger til kvalitetsforbedringer fremlagt af revisionsholdet.
