Borte er de dage, hvor revisorer brugte papirbogbog og en skarp blyant til at registrere regnskabsposter. Computeriseret regnskab er blevet almindeligt i mange firmaer, fra Fortune 100 virksomheder helt ned til enkeltpersoners solopreneurvirksomheder.
På grund af internettet og tilgængeligheden af både online- og desktop-baserede systemer er omkostningerne til regnskabssoftware kommet langt nede, og nogle leverandører tilbyder endda nedskalerede online bogføringssystemer uden omkostninger. Selvom disse systemer kan have nogle begrænsninger, som f.eks. Ikke kunne spore lager, giver de typisk nok funktionalitet til mindre eller servicebaserede virksomheder som rådgivning og andre servicerelaterede virksomheder.
Hvad er et computeriseret regnskabssystem?
Et edb-regnskabssystem består af software designet til at spore alle dine virksomheds regnskabstransaktioner med det formål at producere finansiel produktion til månedlige rapporter, årsregnskaber, afkastoplysninger og andre rapportkonfigurationer, der bruges til at analysere virksomhedens drift, effektivitet og rentabilitet.
Selv om gratis eller billige online software systemer ikke giver meget customizability til din specifikke forretning, bruger større virksomheder ofte en edb-softwarepakke, der er installeret på virksomhedens mainframe-servere og stillet til rådighed for flere brugere.
Denne type storskala computerbaseret regnskabsmæssig software leveres ofte med en stor grad af customizability. Virksomheder kan have softwaren designet til at rumme flere valutaer, forretningsenheder beliggende i forskellige dele af verden og filialer i virksomheden, som sælger forskellige sæt produkter. Det kan også tilpasses til at producere en række finansielle rapporter, der beregner nøglepræstationsmålinger specifikt rettet mod virksomhedens industrielle og operationelle benchmarks.
Hvem bruger computeriserede regnskabssystemer?
Det lader til, at næsten enhver i erhvervslivet kan bruge et edb-regnskabssystem i disse dage på grund af de mange løsninger, der er tilgængelige for at passe til behovene i stort set enhver størrelse og type virksomhed. For eksempel er en meget populær regnskabssoftware, Quickbooks, blevet brugt i mange år af en række virksomheder fra små til mellemstore. Virksomheden tilbyder både online og desktop versioner af sin software, og softwaren rummer en anstændig mængde tilpasning til en rimelig pris.
Opsætning af systemet
Arbejdet med at oprette et computeriseret regnskabssystem varierer afhængigt af virksomhedens størrelse og struktur. Hvis du for eksempel arbejder som konsulent uden medarbejdere, kan du muligvis begynde at bruge en online regnskabssoftware med det samme til at registrere dine timer pr. Kunde, gemme alle dine kunders navn og adresseoplysninger, producere fakturaer og optage de betalinger fra dine kunder.
Hvis du tillader kunder at betale inden for 30 dage, har fx kontoudskriftsprogrammerne f.eks. Indlånskonto indbygget, så du kan registrere transaktionerne og derefter se alle dine udestående betalinger, der skyldes kunder, sammen med datoen Du har udstedt fakturaen, så du kan se alderen på dine udestående fakturaer.
For et firma med mere komplekse operationer, giver de fleste software dig mulighed for at designe et kontoplan med kontokoder og kategorier, der er unikke for din virksomhed og typen af virksomhed. Dette kan medvirke til at holde data organiseret, når du optager poster for visse forretningsenheder eller afdelinger, for eksempel. Det ville også give dig mulighed for at generere et sæt årsregnskaber eller rapporter for at se på din virksomheds rentabilitet pr. Enhed eller afdeling, afhængigt af hvordan du har designet dit system.
Kontant kontra afregning i systemet
Du kan registrere dine regnskabstransaktioner på enten kontanter eller periodiseringsbasis i de fleste regnskabssoftware. Simpelthen ligger hovedforskellen mellem kontanter og periodiseringsregnskabssystemer i tilstedeværelsen af tilgodehavender og gældsforpligtelser. Kontant- og periodiseringsregnskaber varierer afhængigt af, hvordan du registrerer tidspunktet for dine kontante kvitteringer fra salg og penge brugt til at betale dine udgifter.
Når du betaler for ting eller bliver betalt kontant, bliver salg og omkostninger registreret i realtid. Når du bruger periodiseringskonti, registrerer du salg, når du tjener dem og udgifter, når du pådrager dem, selvom du ikke har modtaget salgsindtægterne eller betalt udgiften endnu. For eksempel i et periodiseringsregnskabssystem ville du foretage en post hver måned for at tilføre penge til en forsikring, som du skal betale ved årets udgang. Du ville optage denne post på en aktivkonto kaldet forudbetalt forsikring. Du ville optage transaktionen som om pengene allerede var brugt ved at reducere balancen på din virksomheds kontantkonto og tilsvarende øge balancen på din forudbetalte forsikringskonto hver måned.
Er skat afkast Kontant eller periodiseringsgrundlag?
Gode grunde til at bruge regnskabssoftware omfatter dataindsamling og rapporteringsfunktioner. Når skatperioden kommer rundt, gør softwaren det meget nemmere for dig at samle dine indtægts- og udgiftsdata til præcist og effektivt at fuldføre dit virksomheds føderale og statslige afkast.
De regnskabsmæssige data, som du bruger til at udfylde dit afkast, kan være på enten kontanter eller periodiseringsbasis afhængigt af virksomhedens størrelse og den regnskabsmæssige metode, du har valgt at bruge. IRS har visse regler, der kan hjælpe dig med at beslutte, om kontanter eller periodisering passer bedst til din virksomhed.
For eksempel, hvis din virksomhed tjener mindre end $ 1 million i omsætning hvert år, kan du bruge kontante metode til bogføring. Hvis du har opgørelse dog, kræver IRS dig at bruge periodiseringsgrundlag, der regnskabsmæssigt regner med lagerbeholdningsdelen af din virksomhed. Med nogle få undtagelser, hvis din virksomhed er et C-selskab, kræver IRS dig at bruge periodiseringsgrundlagsregnskab, så du vil indgive din selvangivelse på periodisk basis.
Når din virksomhed registrerer sin første selvangivelse, vælger du enten kontant- eller periodiseringsmetoden. IRS kræver, at du vælger, hvilken metode der giver den mest fuldstændige og præcise visning af virksomhedens indtægter og udgifter. Det kræver også, at du bruger den samme metode fra år til år. Ellers bliver det meget svært, hvis IRS skal sammenligne dine aktuelle data med dine historiske tal. Hvis du beslutter dig for at ændre din regnskabsmetode, skal du bruge IRS-formular 3115 til at anmode om tilladelse.
Systemfunktionalitet
Computeriseret regnskabssoftware kan være knogler, der leverer bogføringsgrundlaget, eller du kan bruge en fuldt udviklet software-løsning, der ikke kun indeholder bogføring, men også lagerstyring, distributionssporing, fremstilling og igangværende sporing, kundeforvaltning, tid og projektledelse og mere.
På grund af den fortsatte softwareudvikling kan regnskabspakker gøre flere af de daglige transaktionsopgaver og frigøre dig til at gøre andet værditilvækst i din virksomhed.
Det lønner sig at tænke på, hvordan du forestiller din virksomhedsvækst og sørger for, at din regnskabssoftware er skalerbar, hvilket betyder, at den kan rumme ekstra konti, ekstra forretningsenheder og kan håndtere et større antal lagerbeholdninger eller knytte sig til en tredjepart stregkode software system, blandt andet. Hvis du for eksempel driver en butik, kan du f.eks. Registrere dine kassa-transaktioner automatisk i regnskabssoftware afhængigt af det system du vælger, ved hjælp af en stregkodescanner og kodede produktmærker for at indtaste oplysningerne i dit system.
Accounting Software Pros
Brug af regnskabssoftware giver din virksomhed flere fordele. Først og fremmest sikrer strukturen og disciplinen i et edb-regnskabssystem, at din virksomhed kan producere nøjagtige regnskaber. Dette er især vigtigt, hvis din virksomhed skal levere disse til eksterne anvendelser som bankfinansiering, eller hvis du har brug for at præsentere dine årsregnskaber i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper (GAAP).
Regnskabssoftware kan spare tid, især hvis du vil oprette et budget eller en prognose. Du skal bare generere en rapport om dine historiske data og projicere det med et par tweaks for at producere dit næste års budget eller prognose.
Du kan også strømline og tilføje effektivitet til din overordnede regnskabsproces, især hvis du kan krydstræde administrative medarbejdere for at hjælpe med nogle af de mere rutinemæssige bogføringsopgaver, som f.eks. Indtastning af regninger til dit betalingssystem.
Når du genererer firmafakturaer, tilføjer din regnskabssoftware automatisk beløbene til din virksomheds debitorbalance. Al denne funktionalitet, der samarbejder inden for samme regnskabssoftware, reducerer fejl og hjælper dig med at sikre, at du ikke lader nogen transaktioner glide gennem revnerne.
Software Cons
Et par ulemper eksisterer for at bruge edb-regnskabssystemer, selv om de stadig giver større mening end at holde dine bøger med storpapir og en blyant. Når du har forstået de mulige ulemper, kan du tage skridt til at sikre, at disse problemer ikke bliver et problem i din virksomhed. Regnskabssystemer kan være komplekse og noget vanskelige for personale at bruge. En barebones regnskabspakke kan bare være rigtig, hvis du eller dine medarbejdere ikke har noget ønske eller krav om at forstå nuancerne og detaljerne i regnskabet.
Hvis du har et mere etableret firma eller en med en kompleks struktur, der indeholder opgørelse, igangværende arbejde, flere forretningsenheder og intercompany-transaktioner, vil din virksomhed f.eks. Kræve et langt mere komplekst regnskabssystem sammen med mere højtuddannede personale til at styre det.
Du kan have løbende omkostninger til et regnskabssystem. Hvis du f.eks. Vælger online version af Quickbooks, har du løbende månedligt gebyr. Større softwarepakker, især dem, der er installeret på virksomhedens server, opkræver ofte licenser. For eksempel, siger din virksomhed har 10 personer, der har brug for adgang til dit regnskabssystem. Softwareudbyderen kan muligvis opkræve et engangsbeløb, et årligt eller et månedligt gebyr for hver brugerlicens ud over basiskostnaden for softwareopkøb.
Som med enhver software til ethvert formål, forbedrer udviklere løbende og opdaterer softwaren, så den kan udvikle sig med ændringer i databehandling eller ændringer i feltet. På grund af dette forventer du at have lejlighedsvis nedetid, især hvis du bruger online-baseret software og gøre regelmæssige data backup en vigtig del af dit regnskabssystem.
Gør din forskning, når du vælger den rigtige computeriserede regnskabssoftware til din virksomhed. Det er ikke sjovt, når du gør alt arbejdet for at implementere softwaren og indlæse dine data, for kun at finde efter et år eller to, at din valgte software enten har for få funktioner og ikke kan rumme din voksende forretning eller har for mange eksterne egenskaber det gør det mere kompliceret end det skal være.
Kundeservice er et andet vigtigt element, så vælg et firma, der kan tilbyde dig, helst 24/7 support og en levende person til at tale med snarere end bare en online videnbase. Husk også, at hvis du bruger et skybaseret regnskabssystem, kan følsomme finansielle oplysninger blive udsat for online hackere, så sørg for din virksomheds internetforbindelse og data.
Opgradering af systemet
Hvis du startede din virksomhed uden at bruge pared-down regnskabssoftware eller endda et manuelt bogføringssystem, kan du på et tidspunkt beslutte at opgradere din computerbaserede regnskab for at bringe din virksomhed til næste niveau. For at gøre overgangen smertefri og sætte dit firma op for regnskabsmæssig succes, hjælper det med at gøre noget prep arbejde, før du overgår til en ny softwarepakke.
Begynd med at rydde op i dine historiske data, fordi hvis du har regnskabsoplysninger, der indeholder ukorrekte, fejlagtige input eller ufuldstændige oplysninger, vil disse fejl overføre til dit nye system og gøre det vanskeligere for dig at have integritet i dine regnskabsbøger.
Overgang til dit nye system i slutningen af året eller i det mindste i slutningen af et kvartal, så du kan få en ren cut-off dato. Dette vil hjælpe dig i fremtiden, når du skal se tilbage på visse historiske transaktioner. Se derefter over dit virksomheds oversigt over eventuelle fejl og tilføj eventuelle nye konti efter behov. Gennemgå din kundeliste, leverandørliste, liste over medarbejdere og andre lister i din regnskabssoftware, der kan indeholde gamle, ubrugte konti eller gentagne poster.
Få din regnskabskonsulent til at revidere hver generaldirektørkonto på din virksomheds prøvebalance for at kontrollere, at kontosaldoen faktisk er korrekt. Dit nye system kan muligvis ikke rumme detaljerne bag disse transaktioner, hvilket betyder, at hvis du viderefører en kontosaldo, der indeholder fejl, har du ikke nogen oplysninger i det nye system for at hjælpe med at løse fejl eller unøjagtigheder. Endelig rådfør dig med din revisor eller CPA for at se, om han kan gennemgå din systemopsætning og anbefale eventuelle ændringer, der kan strømline eller tilføje effektivitet til din regnskabsarbejdsproces.
