Regnskabspraksis og procedurer er ikke det samme, selv om arbejdere på et kontor ofte forveksler de to. Regnskabspraksis repræsenterer retningslinjer eller regler, som definerer, hvad regnskabsafdelingen forventer i en given situation. Ved at oprette politikker sikrer regnskabsafdelingen, at selskabets regler og standarder opretholdes og overholdes konsekvent af alle de berørte. Proceduren repræsenterer ligningens side ved at definere de enkelte trin, der sikrer, at selskabets regnskabspraksis opretholdes og interne kontroller er på plads.
Definer politikken
Når du kommer op med den regnskabspraksis og procedurehåndbog, der bruges af revisorer og andre i virksomheden, skal du først definere hver regel eller retningslinje som en individuel politik, som du vil have folk til at følge. Bland ikke politikkerne sammen, fordi det er for forvirrende. Regnskabsafdelinger opretter kontantstrømspolitikker, rejsebidragspolitikker, småkassepolitikker, kontobeløbspolitikker eller faktureringspolitikker, for blot at nævne nogle få. Politikken skal definere reglen - kendt som hvad - og medtage hvem der skal overholde det, og hvorfor det skal overholdes. Politikker og procedurer opretholdes som separate dokumenter.
Skriv oversigten
Hver politik skal indeholde en oversigt eller et resumé af retningslinjen eller reglen. Oversigten kommer først med detaljerede oplysninger, der indeholder specifikationerne. For eksempel kan en regnskabsafdeling have en pengepolitisk fondspolitik, der beskriver, hvor mange penge der vil blive stillet til rådighed for små penge, hvilken type indkøb det dækker, og navnet på den person, der er ansvarlig for at sikre, at den opretholdes ordentligt. Politikken beskriver ikke folks navne, men snarere titlen eller stillingen i firmaet, der er ansvarlig for det.
Skitsere procedurerne
Procedurer er den trinvise proces, hvormed enkeltpersoner overholder virksomhedspolitikken.For eksempel kan en regnskabsafdeling indstille en pengestrømspolitik, der angiver, hvor meget driftskvoter til enhver tid skal være til rådighed, og hvad der skal ske, hvis det ikke er tilgængeligt. Men for at sikre, at politikken opretholdes, skal en person i regnskabsafdelingen afslutte bankkontoafstemninger. Bankafstemningsprocessen indeholder detaljerede skridt til, hvordan bankafstemningen skal foretages for at sikre, at pengestrømspolitikken overholdes. For at skrive proceduren skal du skitsere hvert trin, der skal finde sted, herunder titlerne på personer, der gennemfører hvert trin, og hvad der sker i de efterfølgende trin.
Nummer trinene
Skriv procedurer i den rækkefølge, at trinene skal forekomme. For eksempel, ved hjælp af bankafstemningsprocessen, begynder med den første ting, der skal forekomme, såsom: Kontoudtog skal gives uåbnet til regnskabsføreren. Medtag de skridt, som regnskabsføreren skal udføre, før du overfører det faktiske afstemningsarbejde til en anden i regnskabet. Dette kan omfatte sådanne ting som en hurtig anmeldelse for check inkonsekvenser, betalingsmodtagernavne og meget mere.
Politik og procedurehåndbog
Medtag en liste over titlerne i regnskabsafdelingen med korte beskrivelser af de opgaver, der udføres af hver stilling i virksomheden foran i politik- og procedurhåndbogen. Dette hjælper med at skabe interne kontroller, samtidig med at der sikres adskillelse af arbejdsopgaver. Skriv politik på enkelte sider, opret en ny side eller et sæt sider for hver politik. Hver politik modtager sin egen overskrift og titel i indholdsfortegnelsen for at gøre det nemt for folk at se dem op. Efter politikken skal du inkludere alle procedurer på deres egne sider som backup. Indholdsfortegnelsen kan indeholde "Cash Flow Policy" som hovedtitel med underpositioner og deres egne sider, der indeholder "Bank Reconciliation," "General Ledger Bank Account Reconciliations" eller andre procedurer, der gælder for den specifikke politik.
