Føderal arbejdsret kræver, at arbejdsgiverne holder nøjagtige journaler over arbejdstagerens arbejdstid. At have medarbejdere holde øje med deres timer med et tidskort, hvad enten de bruger et ur eller et håndskrevet dokument, kræver, at en arbejdsgiver overholder visse regler, der er skitseret af Fair Labor Standards Act (FLSA).
Journalføring
Oplysningerne, der er optaget på et medarbejdertidskort, ses som et officielt dokument. De nøjagtige oplysninger, der skal opbevares på posten, er ikke strenge, men US Department of Labor foreslår at inkludere fuld dato for de dage, der er arbejdet med tid og timeout, klart angivet sammen med de samlede arbejdstimer for hver dag. Tidskort for hver medarbejder skal opbevares i mindst to år. Arbejdsministeriet kræver, at arbejdsgiverne holder arkiver til rådighed for en inspektion. Opbevar optegnelserne på et let tilgængeligt sted, fordi du bliver bedt om at give yderligere oplysninger baseret på de data, der er angivet på hvert tidskort. Hold en medarbejders optegnelser i to år, selvom personen ikke længere er ansat af dig.
Over tid
Nøjagtig registrering af arbejdstimer ved brug af et tidskort er afgørende for, om dine medarbejdere skyldes overarbejde. Arbejdstagere har ret til ekstra løn for eventuelle timer, der er angivet på et tidskort på over 40 i en given arbejdsuge. FLSA beskriver en arbejdsuge som syv på hinanden følgende 24-timers dage, som kan begynde på hvilken som helst dag i ugen du vælger, eller i alt 168 sammenhængende timer. En medarbejder skal mindst betale 1 1/2 gange uanset deres normale timepris for hver time overarbejde. Nogle arbejdstagere er fritaget for overarbejde regler, såsom visse typer af sælgere, ledende og professionelle medarbejdere, landbrugsarbejdere og andre. Se linket, der findes i ressourceafsnittet nedenfor, for yderligere oplysninger om medarbejderfritagelser.
Skriftlig politik
Udvikle standarder, som du forventer, at dine medarbejdere overholder, når det gælder optagelse af de timer, de arbejder, f.eks. Præcis start og stop, antal timer, de skal arbejde hver dag, og hvor meget tid der gives til pauser. Sørg for, at hver arbejdstager ved, at de falske optagelsestimer, de har arbejdet med, eller med det formål at slå en medarbejders tidskort, er forbudt. Fortæl, hvilken disciplinær handling du vil tage, hvis disse procedurer ikke følges, op til og med mulig opsigelse. I tilfælde af at en medarbejder udfordrer dig lovligt i løbet af den tid, de er blevet betalt for, vil det være en lang vej at hjælpe din side af argumentet med retningslinjer, der forklarer din procedure for dokumentation af arbejdet.
