Formel forretningskommunikation er på firma brevpapir og indeholder typisk forfatterens underskrift under den afsluttende hilsen. Formatet for denne type forretningskommunikation er ligetil; Et brev, der kræver signaturer på mere end én person, skal imidlertid sammensættes og formateres på en lidt anden måde for at forklare, hvorfor brevet indeholder flere signaturer og at give plads til mere end én signatur.
Traditionelt blokformat
Virksomhedskorrespondance skal være i traditionelt blokformat, hvilket betyder datoen er to linjerum under brevpapiret; adressatens navn og postadresse er to linjerum under datoen en emnelinje er to linjerum under adressatens oplysninger og endelig er to linjerum under emnelinjen hilsen. Acceptable hilsener til formelle forretningskorrespondancer er "Kære Fru Smith", "Kære Mr. Jones", "Herrer" eller simpelthen "Hilsner." Det endelige eksempel er nyttigt, når dit brev er til flere adressater af blandede køn. Traditionelt blokformat betyder, at stykkerne ikke er indrykket med hver linje i spidsen med venstre margen.
Årsag til flere signaturer
Mens den person til hvem du adresserer din korrespondance måske allerede ved, hvorfor der er flere underskrivere, er det klogt at kort gentage årsagen i dit brev. Tilfælde, hvor et brev måske kræver flere signaturer, omfatter at kommunikere en handling, der kræver autorisation fra mere end én person eller udtrykke kollektive oversigter over flere personer, der understøtter meddelelsen, som dit brev formidler. For eksempel kan du skrive: "På vegne af ABC Company's ledende ledergruppe beskriver dette brev den konsensus, vi nåede efter at have diskuteret din skriftlige anmodning om at ansætte yderligere personale." I første afsnit af brevet angives årsagen til din meddelelse, og årsagen til, at brevet indeholder flere signaturer. Følgende afsnit i dit brev er selvfølgelig skyllet med venstre margen.
Lukkende hilsen og signaturblokke
Den afsluttende hilsen bør være en, der passer til et formelt forretningsbrev, som "Meget virkelig din," "Respektivt" eller "Med venlig hilsen." Den afsluttende hilsen begynder to linjerum under det sidste afsnit.
Hvis du kun har to underskrivere, skal du springe ned fire linjerum, der er tilstrækkelig plads til en skriftlig signatur, og indtast den første signers navn flush med venstre margen. På linjen under underskriverens navn skal du indtaste deres position eller titel. Spring over yderligere fire linjerum til den anden signers navn og position eller titel. Navn og titel på den person, der står højere i organisationen, bør være den første signaturblok.
Hvis du har tre underskrifter, skal du springe ned fire linjerum og skrive Signer 1's navn flush med venstre margen. Tab over og skriv navnet på Signer 2; tab igen og skriv navnet på Signer 3. Spring ned et linierum og skriv Signer 1's position eller titel, fan over og gør det samme for Signer 2 og Signer 3, så deres titler er direkte under deres maskinskrivne navne.
For fire underskrifter skal du springe ned fire linjerum og skrive Signer 1's navn flush med venstre margen. Tab over til midten af siden og skriv Signer 2's navn; spring ned til den næste linje og skriv position eller titel på Signer 1 og Signer 2 direkte under deres navne. Spring ned yderligere fire linjerum og gentag formatet for Signer 3 og Signer 4.
Cirkulere dit udkast
Fordi du komponerer et brev på vegne af mere end én person, er det en god praksis at cirkulere udkastet, før du beder om deres underskrifter. Fortæl dem, du byder dig velkommen og sender udkastet via e-mail eller ved at besøge hver person individuelt. Når alle er enige om indholdet og leveringen af brevets besked, skal du udarbejde den endelige version og lade alle vide, at du personligt vil cirkulere det for deres underskrifter.
